Chceš-li se v práci soustředit, chraň jeden úsek dne, ne celý den: vyber si jeden cíl, který bys dokázal říct nahlas, kontroluj zprávy ve dvou nebo třech dávkách a dej telefon někam, kam bys pro něj musel dojít. Kancelářská práce je ve výchozím stavu roztříštěná, takže soustředění je potřeba nachystat předem, ne v ně jen doufat.
Soustředit se v práci je těžší problém než soustředit se kdekoli jinde a většina rad ten důvod přeskakuje. Doma můžeš dát telefon do šuplíku a zaklapnout notebook. V práci je notebook ta práce, zprávy jsou ta práce a člověk, který ti přerušuje soustředění, je kolega, od kterého ve čtvrtek něco potřebuješ. Níž najdeš, co zjistil výzkum uvnitř skutečných pracovišť, a co si z toho vzít.
Práce je rozdrobená už z principu
Gloria Mark a její kolegové z Kalifornské univerzity v Irvine pozorovali 24 znalostních pracovníků minutu po minutě, v jejich vlastních kancelářích. Lidé strávili asi 11 minut v jedné pracovní sféře, tedy v jednom souvislém vlákně práce, než přepnuli na další, a 57% těchto úseků bylo přerušeno dřív, než skončily.
Tohle popisuje spíš prostředí než lidi v něm. Práce je sada otevřených vláken, každé s termínem a frontou lidí, kteří od něj něco potřebují. Roztříštěnost je klidový stav a soustředění jde proti srsti celé místnosti. Plnou cenu jediného vyrušení jsme rozebrali tady.
Otevřená kancelář tě vyruší dvakrát
Zjevná cena otevřené kanceláře je kolega u tvého ramene. Naměřená cena je méně zjevná.
Laura Dabbish, Gloria Mark a Victor González analyzovali 889 hodin pozorovaného přepínání mezi úkoly u 36 lidí ze tří technologických firem. Zjistili, že lidé v otevřených kancelářích přerušují sami sebe častěji. Zjištění se týká vyrušení, která si lidé vyráběli sami, ne těch, která přicházela od ostatních.
Mechanismus se ukázal ve stejných datech: vnější vyrušení v jedné hodině významně zvýšila počet vlastních vyrušení v hodině následující. Vyrušení zvenčí si budují návyk vyrušovat se sám. Hodinu po ťuknutí do ramene si vyrušení vyrábíš sám.
Sluchátka jsou tedy jen částečnou odpovědí na otázku jak se soustředit v otevřené kanceláři. Místnost do tebe vytrénovala návyk a v půlce dopoledne je právě ten návyk větší polovinou problému.
Hlavní body
- Práce je rozdrobená ve výchozím stavu: asi 11 minut na jednom vlákně před přepnutím a 57% těch úseků přerušených.
- Otevřené kanceláře zvyšují vlastní vyrušování, takže návyk přežije hluk.
- Kontrola zpráv v dávkách souvisí s výše hodnocenou produktivitou, ale ne s nižším stresem.
- Vzdálenost pomáhá víc než odhodlání: jiná místnost poráží tašku a taška stůl.
- Braň jeden chráněný úsek místo celého dne.
Čtyři věci, které drží
Všechny čtyři se rozhodují v klidu, dřív než je den vyzkouší.
1. Vyber si jeden cíl, který bys dokázal říct nahlas
Ne „dělat na prezentaci“. Jedna věta, které by kolega rozuměl: sekce o cenách, hotová natolik dobře, aby se dala odeslat. Z úseku s vysloveným cílem je mnohem těžší odplout, protože odplouvání se stává viditelným, zatímco probíhá. Bez něj vypadá každá příchozí zpráva jako rozumná další věc, protože jí nic nekonkuruje.
2. Kontroluj zprávy v dávkách místo neustálého okusování
Mark a kolegové sledovali 40 znalostních pracovníků po 12 pracovních dní pomocí počítačových logů, biosenzorů a denních dotazníků. Čím delší byl denní čas strávený u e-mailu, tím níž lidé hodnotili vlastní produktivitu a tím vyšší byl jejich naměřený stres. Kontrola v definovaných blocích místo průběžné souvisela s výše hodnocenou produktivitou.
Jedna výhrada ze stejné studie: navzdory rozšířenému tvrzení nenašli výzkumníci žádný důkaz, že dávkování snižuje stres. Ber to jako způsob, jak toho udělat víc, ne jako způsob, jak se cítit klidněji. Dvě nebo tři kontroly za dopoledne pokryjí skoro každou roli a cokoli, co nemůže počkat, se k tobě dostane telefonem.
3. Udělej ten blok viditelný pro ostatní
Zavřené dveře jsou signál. V otevřené kanceláři si ho musíš postavit: opakující se blok ve sdíleném kalendáři se skutečným názvem, status, který říká, kdy se vracíš, sluchátka, u kterých se tým shodl, že znamenají teď ne. Kolega by měl na první pohled poznat, že vyrušit tě něco stojí, a díky veřejnému závazku se blok nedá jen tak potichu opustit.
Říkej, kdy budeš k dispozici, ne že k dispozici nejsi. „Zpátky v 11“ se respektuje. „Nerušit“ se testuje.
4. Dej telefon tam, kde tě sáhnutí po něm stojí procházku
Výzkumníci z Texaské univerzity v Austinu provedli experimenty s téměř 800 lidmi a měřili dostupnou kognitivní kapacitu, zatímco ztlumený telefon ležel na stole, v kapse nebo v tašce, nebo v jiné místnosti. Nejlépe dopadla jiná místnost, pak kapsa nebo taška, nejhůř stůl. Jestli telefon ležel displejem nahoru, nebo dolů, nedělalo měřitelný rozdíl a stejně tak ani jeho vypnutí.
V práci jiná místnost obvykle znamená skříňku, šuplík na druhém konci patra nebo tašku, ke které se musíš zvednout. Rozhoduje vzdálenost. Stejné důkazy použité na učení jsou tady.
Co stojí za jeden chráněný úsek
Mark, Stephen Voida a Armand Cardello odřízli 13 lidem uvnitř jedné organizace e-mail úplně na pět pracovních dní a sledovali je počítačovými logy a nositelnými měřiči tepu. Bez e-mailu lidé přepínali okna méně často a zůstávali v každém déle a stres měřený variabilitou srdeční frekvence byl nižší.
Odříznout se od e-mailu na týden nemusíš. Studie ukazuje velikost přínosu a to, že se dá brát po zlomcích: jedna chráněná hodina je menší verze téhož efektu.
Část, kterou nespravíš
Ve většině profesí jsou Slack a e-mail součástí práce a jiní lidé na nich závisí. Žádné nastavení je nenechá zmizet a rada blokovat je celý den do skutečného kalendáře jen málokdy zapadne. Realistickým cílem je jeden nebo dva chráněné úseky uvnitř dne, který jinak zůstává otevřený.
Meze blokovacího softwaru
Mark, Mary Czerwinski a Shamsi Iqbal provedli terénní studii, ve které 32 znalostních pracovníků používalo po týden běžné práce software blokující online rozptýlení. Soustředění významně vzrostlo na validované škále a v rozhovorech lidé pojmenovali to, co se zastavilo: padání do králičí nory, tedy zpráva, ze které je článek, ze kterého je odpověď, ze které je dvacet minut. Software odstranil první krok toho řetězce.
Výsledky nebyly jednomyslné a práce to říká na rovinu: 17 lidí hlásilo víc přínosů, 10 víc nákladů, 4 byli neutrální a radost z práce klesla. Někteří, hlavně ti, kdo už měli svou práci pod kontrolou, si dávali méně přestávek a hlásili větší zátěž.
Je tu i strukturální problém, který za tebe žádná studie nevyřeší. Skoro každý blok, který si v práci nainstaluješ, běží na stroji, ze kterého pracuješ, což je tentýž stroj, na kterém ho zrušíš. Čtyři sekundy, jeden dialog, tentýž člověk zvedá limit ve chvíli, kdy začne tlačit. Takový blok funguje jako poznámka pro sebe a povolí přesně v okamžiku, kdy byl potřeba: deset minut před schůzkou, které se děsíš. Proč mají vestavěné nástroje tenhle tvar, je tady.
Norma je jeden způsob, jak tuhle mezeru zavřít. Je to disk z nerezové oceli, který máš na stole: naskenuješ ho iPhonem a aplikace, které sis vybral, se zablokují, naskenuješ znovu a vrátí se. Protože vypínačem je předmět, a ne menu v telefonu, stačí nechat disk v šuplíku a blok zůstane zapnutý. S bezplatnou aplikací pro Mac tentýž sken zablokuje i rozptylující stránky, tedy tu polovinu, kterou většina rad o práci přeskakuje, protože karta, u které ztratíš odpoledne, je na počítači, kvůli kterému tě najali. Jeden nákup, žádné předplatné.
Ochraň jeden blok dne.
Naskenuj disk a zablokuješ aplikace i stránky, které tě stojí. Zůstanou zablokované, dokud nenaskenuješ znovu.
Časté otázky.
- Jak se soustředit v práci?
- Rozhodni se pro jeden cíl, který bys dokázal říct nahlas, ochraň pro něj jediný úsek dne místo celého dne, seskup zprávy do dvou nebo tří definovaných kontrol místo neustálého okusování a dej telefon někam, kam tě to stojí procházku. Soustředění v práci závisí víc na nastavení než na člověku, protože prostředí je postavené tak, aby pozornost ve výchozím stavu drobilo.
- Jak přestat být v práci rozptylovaný?
- Pracuj na řetězci, ne na jednotlivém rozptýlení. V terénní studii na UC Irvine a v Microsoft Research popsali znalostní pracovníci, kteří týden používali blokovací software, to, co se zastavilo, jako padání do králičí nory: zpráva, ze které je článek, ze kterého je odpověď. Odstraň první krok a zbytek řetězce se nestane. Zastavit se ve čtvrtém kroku skoro nikdy nefunguje, protože to už jsi někde jinde.
- Jak se soustředit v otevřené kanceláři?
- Sluchátka a zamluvená místnost pomáhají méně, než lidé čekají. Výzkum analyzující 889 hodin pozorovaného přepínání mezi úkoly ve třech technologických firmách zjistil, že lidé v otevřených kancelářích přerušují sami sebe častěji a že vyrušení v jedné hodině významně zvýšilo vlastní vyrušení v následující. Místnost do tebe vytrénuje návyk, takže náprava musí řešit tvoje vlastní přepínání, ne jen kolegy: jeden vyslovený cíl, viditelný signál, který říká, kdy se vracíš, a zprávy kontrolované v blocích.
- Jak dělat hlubokou práci, když mám práci plnou schůzek?
- Přestaň bránit celý den a braň jeden jeho úsek. Studie, která na pět pracovních dní úplně odřízla e-mail, zjistila, že lidé přepínali okna méně, zůstávali v každém déle a měli nižší stres měřený variabilitou srdeční frekvence. Takhle nemůže nikdo pracovat trvale, ale ukazuje to, co chráněný blok stojí, a bloky se dají brát po zlomcích. Devadesát minut v kalendáři se skutečným názvem porazí přání být nerušen.
- Jak přestat v práci koukat do telefonu?
- Vzdálenost udělá víc než vůle. Experimenty na Texaské univerzitě v Austinu s téměř 800 lidmi zjistily, že ti, jejichž telefony byly v jiné místnosti, dopadli nejlépe v měřeních dostupné kognitivní kapacity, před kapsou nebo taškou a před stolem. Každý telefon byl ztlumený a nedělalo měřitelný rozdíl, jestli ležel displejem nahoru, nebo dolů, ani jestli byl zapnutý, nebo vypnutý. V práci to obvykle znamená skříňku, tašku, ke které by ses musel zvednout, nebo blok, který ze samotného telefonu nezvedneš.
- Proč se už v práci nedokážu soustředit?
- Protože je práce postavená tak, aby to znemožnila. Při pozorování 24 znalostních pracovníků v jejich vlastních kancelářích zjistili výzkumníci z UC Irvine, že lidé strávili asi 11 minut v jednom vlákně práce, než přepnuli, a že 57% těch úseků bylo přerušeno dřív, než skončily. Příčinou je víc prostředí než disciplína. Soustředění v práci je něco, co si musíš vybudovat proti srsti, ne něco, co ti den dá.
Zdroje
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work,“ CHI 2005 (24 pracovníků; ~11 minut na pracovní sféru; 57,1% přerušeno)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · „Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption,“ CHI 2011 (889 hodin; otevřené kanceláře a vlastní vyrušování)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · „A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email,“ CHI 2012 (e-mail odříznut na pět pracovních dní; variabilita srdeční frekvence)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · „Email Duration, Batching and Self-interruption,“ CHI 2016 (40 pracovníků, 12 pracovních dní; dávkování a stres)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · „Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions,“ CHI 2018 (32 znalostních pracovníků, týden blokování)
- 6.Texaská univerzita v Austinu · „The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows“ (Adrian Ward a kol., McCombs School of Business)
