Blokujesz sobie cały poranek na tę jedną pracę, która naprawdę ma znaczenie. Do jedenastej odpowiadasz na czternaście wiadomości, wysiadujesz rozmowę, która mogła być trzema linijkami tekstu, i dwa razy dotykasz właściwego zadania. Nic się nie zepsuło. To był zwykły dzień.
Skupienie się w pracy jest trudniejszym problemem niż skupienie się gdziekolwiek indziej, a większość porad pomija powód. W domu możesz schować telefon do szuflady i zamknąć laptopa. W pracy laptop jest pracą, wiadomości są pracą, a osoba, która przerywa ci koncentrację, to kolega, od którego w czwartek będziesz czegoś potrzebować. Oto, co wykazały badania prowadzone w prawdziwych miejscach pracy i co z tym zrobić.
Praca jest rozdrobniona z założenia
Gloria Mark i jej współpracownicy z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine obserwowali 24 pracowników umysłowych minuta po minucie, w ich własnych biurach. Ludzie spędzali około 11 minut w jednej sferze pracy, czyli w jednym spójnym wątku, zanim przeskoczyli do następnej, a 57% tych odcinków zostało przerwanych, zanim się skończyły.
To opis środowiska, a nie wyrok na ludziach, którzy w nim siedzą. Praca to zbiór otwartych wątków, każdy z terminem i kolejką osób, które czegoś od niego potrzebują. Rozdrobnienie jest stanem spoczynku, a koncentracja idzie pod włos całego pomieszczenia. Pełną cenę jednego przerwania rozłożyliśmy tutaj.
Otwarte biuro przerywa ci dwa razy
Oczywistym kosztem otwartego biura jest kolega stojący nad twoim ramieniem. Zmierzony koszt jest dziwniejszy.
Laura Dabbish, Gloria Mark i Victor González przeanalizowali 889 godzin zaobserwowanego przełączania się między zadaniami u 36 osób z trzech firm technologicznych. Odkryli, że ludzie w otwartych biurach częściej przerywają sami sobie. Nie że inni przerywali im częściej. Że sami produkowali więcej własnych przerwań.
Mechanizm ujawnił się w tych samych danych: przerwania z zewnątrz w jednej godzinie istotnie zwiększały liczbę samoprzerwań w godzinie następnej. Odciąganie uczy cię odciągania samego siebie. Godzinę po klepnięciu w ramię sam produkujesz przerwania, a pomieszczenie nie musi już nic robić.
Uczciwa odpowiedź na pytanie jak się skupić w otwartym biurze nie brzmi więc: słuchawki. Pomieszczenie wtrenowało w ciebie nawyk, a w połowie przedpołudnia to ten nawyk jest większą połową problemu.
Najważniejsze
- Praca jest rozdrobniona domyślnie: około 11 minut na jednym wątku przed przeskokiem, a 57% tych odcinków zostaje przerwanych.
- Otwarte biura zwiększają samoprzerwania, więc nawyk przeżywa hałas.
- Sprawdzanie wiadomości partiami wiąże się z wyżej ocenianą produktywnością, ale nie z niższym stresem.
- Odległość bije silną wolę: inny pokój bije torbę, a torba biurko.
- Broń jednego chronionego odcinka zamiast całego dnia.
Cztery rzeczy, które się trzymają
Nic z tego nie jest egzotyczne, a wszystkie cztery decyzje podejmujesz na spokojnie, zanim dzień wystawi je na próbę.
1. Wybierz jeden cel, który mógłbyś powiedzieć na głos
Nie „popracować nad prezentacją”. Jedno zdanie, które zrozumiałby kolega: sekcja o cenach, skończona na tyle dobrze, żeby ją wysłać. Z odcinka z wypowiedzianym celem dużo trudniej odpłynąć, bo odpływanie staje się widoczne w trakcie. Bez niego każda przychodząca wiadomość wygląda na rozsądną następną rzecz do zrobienia, bo nic z nią nie konkuruje.
2. Sprawdzaj wiadomości partiami, zamiast je skubać
Mark i współpracownicy śledzili 40 pracowników umysłowych przez 12 dni roboczych, używając logów komputerowych, bioczujników i codziennych ankiet. Im dłuższy był dzienny czas spędzony na poczcie, tym niżej ludzie oceniali własną produktywność i tym wyższy był ich zmierzony stres. Sprawdzanie poczty w wyznaczonych blokach zamiast w sposób ciągły wiązało się z wyżej ocenianą produktywnością.
Jedno uczciwe zastrzeżenie z tego samego badania: wbrew powszechnemu twierdzeniu badacze nie znaleźli żadnych dowodów na to, że sprawdzanie partiami obniża stres. Traktuj to jako sposób na zrobienie więcej, a nie na to, żeby poczuć się spokojniej. Dwa albo trzy sprawdzenia w ciągu przedpołudnia wystarczą w niemal każdej roli, a to, co naprawdę nie może czekać, dotrze do ciebie telefonem.
3. Uczyń ten blok widocznym dla innych
Zamknięte drzwi są sygnałem. W otwartym biurze musisz taki sygnał zbudować: cykliczny blok we wspólnym kalendarzu z prawdziwą nazwą, status mówiący, kiedy wracasz, słuchawki, co do których zespół umówił się, że znaczą nie teraz. Kolega powinien od razu widzieć, że przerwanie ci czegoś kosztuje, a publiczne zobowiązanie sprawia, że niezręcznie jest je po cichu porzucić.
Mów, kiedy będziesz dostępny, a nie że jesteś niedostępny. „Wracam o 11” jest szanowane. „Nie przeszkadzać” jest testowane.
4. Odłóż telefon tam, gdzie sięgnięcie po niego kosztuje spacer
Badacze z Uniwersytetu Teksańskiego w Austin przeprowadzili eksperymenty z prawie 800 osobami, mierząc dostępną pojemność poznawczą, gdy wyciszony telefon leżał na biurku, w kieszeni lub torbie, albo w innym pokoju. Najlepiej wypadł inny pokój, dalej kieszeń lub torba, najgorzej biurko. To, czy telefon leżał ekranem do góry, czy do dołu, nie robiło mierzalnej różnicy, tak samo jak jego wyłączenie.
W pracy inny pokój zwykle oznacza szafkę, szufladę po drugiej stronie piętra albo torbę, do której musisz wstać. Robotę robi odległość, a nie gest. Te same dowody zastosowane do nauki są tutaj.
Ile jest wart jeden chroniony odcinek
Mark, Stephen Voida i Armand Cardello całkowicie odcięli pocztę na pięć dni roboczych 13 osobom wewnątrz jednej organizacji, śledząc je logami komputerowymi i noszonymi pulsometrami. Bez poczty ludzie rzadziej przełączali okna i zostawali w każdym dłużej, a stres mierzony zmiennością rytmu serca był niższy.
Nikt nie sugeruje, żebyś odciął pocztę na tydzień; badanie zrobiło to, żebyś ty nie musiał. Ustala ono rozmiar nagrody i to, że da się ją brać w ułamkach. Jedna chroniona godzina to mniejsza wersja tego samego efektu.
Część, której nie naprawisz
Slack i poczta nie są w twojej pracy rozproszeniami, są jej częścią, a inni ludzie na nich polegają. Żaden układ nie sprawi, że znikną, a rada, żeby je zablokować, pochodzi od kogoś, kto nie widział twojego kalendarza. Realistycznym celem nie jest dzień bez wiadomości. Jest nim jeden albo dwa chronione odcinki w dniu, który poza tym pozostaje otwarty.
Ograniczenie, o którym nikt nie mówi
Mark, Mary Czerwinski i Shamsi Iqbal przeprowadzili badanie terenowe, w którym 32 pracowników umysłowych przez tydzień zwykłej pracy używało oprogramowania blokującego rozpraszacze online. Skupienie wzrosło istotnie na zwalidowanej skali, a w wywiadach ludzie nazwali to, co się zatrzymało: wpadanie w króliczą norę, czyli wiadomość, która staje się artykułem, który staje się odpowiedzią, która staje się dwudziestoma minutami. Oprogramowanie nikogo nie uczyniło silniejszym. Usunęło pierwszy krok tego łańcucha.
Wyniki nie były jednomyślne i praca mówi o tym wprost: 17 osób zgłosiło więcej korzyści, 10 więcej kosztów, 4 były neutralne, a przyjemność z pracy spadła. Niektórzy, głównie ci, którzy i tak panowali nad swoją pracą, robili mniej przerw i zgłaszali większe obciążenie.
Pod tym wszystkim leży problem strukturalny, którego żadne badanie za ciebie nie rozwiąże. Prawie każda blokada, którą instalujesz w pracy, działa na tej samej maszynie, na której pracujesz, czyli na tej samej maszynie, na której ją zdejmujesz. Cztery sekundy, jedno okienko, ta sama osoba znosząca limit w chwili, gdy zaczyna uwierać. To nie jest blokada, to notatka do samego siebie, i zawodzi w jedynym momencie, dla którego kiedykolwiek była potrzebna: dziesięć minut przed spotkaniem, którego się boisz. Dlaczego wbudowane narzędzia mają taki kształt, wyjaśniamy tutaj.
Norma to jeden ze sposobów, żeby tę lukę zamknąć. To tarcza z nierdzewnej stali, którą trzymasz na biurku: skanujesz ją iPhone'em i wybrane aplikacje znikają, skanujesz ponownie i wracają. Ponieważ wyłącznikiem jest przedmiot, a nie menu w telefonie, zostawienie tarczy w szufladzie jest całym mechanizmem egzekwowania. Blokuje też rozpraszające strony na Macu, czyli tę połowę, którą większość porad o pracy pomija, bo karta, przy której tracisz popołudnie, jest na komputerze, do którego cię zatrudniono. Jeden zakup, bez subskrypcji.
Ochroń jeden blok dnia.
Zeskanuj tarczę, a aplikacje i strony, które cię kosztują, znikają, dopóki nie zeskanujesz ponownie.
Częste pytania.
- Jak się skupić w pracy?
- Wybierz jeden cel, który mógłbyś powiedzieć na głos, ochroń na niego jeden odcinek dnia zamiast całego dnia, zbierz wiadomości w dwa lub trzy wyznaczone sprawdzenia zamiast je skubać i odłóż telefon tam, gdzie sięgnięcie po niego kosztuje spacer. Skupienie w pracy jest przede wszystkim właściwością układu, a nie osoby, bo środowisko jest zbudowane tak, by domyślnie rozdrabniać uwagę.
- Jak przestać się rozpraszać w pracy?
- Pracuj nad łańcuchem, a nie nad pojedynczym rozproszeniem. W badaniu terenowym UC Irvine i Microsoft Research pracownicy umysłowi, którzy przez tydzień używali oprogramowania blokującego, opisali to, co się zatrzymało, jako wpadanie w króliczą norę: wiadomość, która staje się artykułem, który staje się odpowiedzią. Usuń pierwszy krok, a reszta łańcucha się nie wydarzy. Próba zatrzymania się na czwartym kroku prawie nigdy nie działa, bo wtedy jesteś już gdzie indziej.
- Jak się skupić w otwartym biurze?
- Słuchawki i zarezerwowana salka pomagają mniej, niż ludzie sądzą. Badanie analizujące 889 godzin zaobserwowanego przełączania się między zadaniami w trzech firmach technologicznych wykazało, że ludzie w otwartych biurach częściej przerywają sami sobie i że przerwanie w jednej godzinie istotnie zwiększało samoprzerwania w następnej. Pomieszczenie wtrenowuje w ciebie nawyk, więc rozwiązanie musi dotyczyć twojego własnego przełączania się, a nie tylko kolegów: jeden wypowiedziany cel, widoczny sygnał mówiący, kiedy wracasz, i wiadomości sprawdzane blokami.
- Jak wykonywać głęboką pracę, gdy mam kalendarz pełen spotkań?
- Przestań bronić całego dnia i broń jednego jego odcinka. Badanie, które całkowicie odcięło pocztę na pięć dni roboczych, wykazało, że ludzie rzadziej przełączali okna, zostawali w każdym dłużej i mieli niższy stres mierzony zmiennością rytmu serca. Nikt nie może tak pracować na stałe, ale to pokazuje, ile wart jest chroniony blok, a bloki są dostępne w ułamkach. Dziewięćdziesiąt minut w kalendarzu z prawdziwą nazwą bije aspirację, żeby nikt nie przeszkadzał.
- Jak przestać zaglądać do telefonu w pracy?
- Odległość robi więcej niż silna wola. Eksperymenty na Uniwersytecie Teksańskim w Austin z prawie 800 osobami wykazały, że ci, których telefony były w innym pokoju, wypadli najlepiej w pomiarach dostępnej pojemności poznawczej, przed kieszenią lub torbą i przed biurkiem. Każdy telefon był wyciszony, a to, czy leżał ekranem do góry, czy do dołu, i czy był włączony, czy wyłączony, nie robiło mierzalnej różnicy. W pracy oznacza to zwykle szafkę, torbę, do której musiałbyś wstać, albo blokadę, której nie zdejmiesz z samego telefonu.
- Dlaczego już nie potrafię się skupić w pracy?
- Bo praca jest tak zbudowana, żeby to uniemożliwić. Obserwując 24 pracowników umysłowych w ich własnych biurach, badacze z UC Irvine ustalili, że ludzie spędzali około 11 minut w jednym wątku pracy, zanim się przełączyli, i że 57% tych odcinków zostało przerwanych, zanim się skończyły. To nie jest problem dyscypliny, to opis środowiska. Koncentracji w pracy trzeba się dorobić pod włos, a nie dostać ją od dnia.
Źródła
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, CHI 2005 (24 pracowników; ok. 11 minut na sferę pracy; 57,1% przerwanych)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · „Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption”, CHI 2011 (889 godzin; otwarte biura i samoprzerwania)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · „A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email”, CHI 2012 (poczta odcięta na pięć dni roboczych; zmienność rytmu serca)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · „Email Duration, Batching and Self-interruption”, CHI 2016 (40 pracowników, 12 dni roboczych; sprawdzanie partiami a stres)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · „Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions”, CHI 2018 (32 pracowników umysłowych, tydzień blokowania)
- 6.Uniwersytet Teksański w Austin · „The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward i in., McCombs School of Business)
