Du bokar av förmiddagen för den enda uppgift som faktiskt betyder något. Vid elva har du svarat på fjorton meddelanden, suttit igenom ett samtal som kunde ha varit tre rader text, och rört den riktiga uppgiften två gånger. Ingenting gick fel. Det var en vanlig dag.
Att fokusera på jobbet är ett svårare problem än att fokusera någon annanstans, och de flesta råd hoppar över orsaken. Hemma kan du lägga telefonen i en låda och stänga laptopen. På jobbet är laptopen jobbet, meddelandena är jobbet, och den som bryter din koncentration är en kollega du behöver något av på torsdag. Här är vad forskning inne på riktiga arbetsplatser fann, och vad du gör med den.
Arbetet är fragmenterat från början
Gloria Mark och hennes kollegor vid University of California, Irvine observerade 24 informationsarbetare minut för minut på deras egna kontor. Människor tillbringade omkring 11 minuter i en arbetssfär, alltså en enda sammanhängande tråd av arbete, innan de bytte till en annan, och 57% av de sträckorna avbröts innan de tog slut.
Det är en beskrivning av miljön, inte en dom över människorna i den. Ett jobb är en uppsättning öppna trådar, var och en med en deadline och en kö av människor som behöver något ur den. Fragmentering är viloläget, och koncentration går mot rummets fiber. Hela priset för ett enda avbrott finns här.
Det öppna kontoret avbryter dig två gånger
Den uppenbara kostnaden för ett öppet kontor är kollegan vid din axel. Den uppmätta kostnaden är märkligare.
Laura Dabbish, Gloria Mark och Victor González analyserade 889 timmar av observerade uppgiftsbyten från 36 personer på tre teknikföretag. De fann att människor i öppna kontorsmiljöer avbryter sig själva i högre grad. Inte att de avbröts oftare av andra. Att de själva genererade fler av sina avbrott.
Mekanismen syntes i samma data: externa avbrott under en timme ökade självavbrotten signifikant under den följande timmen. Att bli bortdragen lär dig att dra bort dig själv. En timme efter klappen på axeln producerar du avbrotten på egen hand, och rummet behöver inte göra någonting längre.
Det ärliga svaret på hur fokuserar jag i ett öppet kontorslandskap är alltså inte hörlurar. Rummet har tränat in en vana i dig, och vid mitten av förmiddagen är den vanan den större halvan av problemet.
Det viktigaste
- Arbetet är fragmenterat som standard: omkring 11 minuter på en tråd innan bytet, och 57% av de sträckorna avbrutna.
- Öppna kontor höjer självavbrotten, så vanan överlever ljudet.
- Att samla meddelanden i klumpar hänger ihop med högre skattad produktivitet, men inte med lägre stress.
- Avstånd slår beslutsamhet: ett annat rum slår en väska, som slår skrivbordet.
- Försvara en skyddad sträcka i stället för hela dagen.
Fyra saker som håller
Inget av det är exotiskt, och alla fyra bestäms medan du är lugn, innan dagen prövar dem.
1. Välj ett mål du skulle kunna säga högt
Inte ”jobba på presentationen”. En mening som en kollega skulle förstå: prisavsnittet, färdigt nog att skicka. En sträcka med ett uttalat mål är mycket svårare att glida ur, eftersom glidandet blir synligt medan det pågår. Utan ett sådant ser varje meddelande som kommer in ut som en rimlig nästa sak att göra, eftersom ingenting konkurrerar med det.
2. Samla meddelandena i klumpar i stället för att beta av dem
Mark och kollegor följde 40 informationsarbetare under 12 arbetsdagar med datorloggar, biosensorer och dagliga enkäter. Ju längre daglig tid i mejlen, desto lägre skattade människor sin egen produktivitet och desto högre var deras uppmätta stress. Att kolla i bestämda block i stället för kontinuerligt hängde ihop med högre skattad produktivitet.
En ärlig reservation från samma studie: trots det utbredda påståendet fann forskarna inga belägg för att klumpandet sänker stressen. Behandla det som ett sätt att få mer gjort, inte som ett sätt att känna sig lugnare. Två eller tre kollar under en förmiddag räcker för nästan vilken roll som helst, och det som verkligen inte kan vänta når dig via telefon.
3. Gör blocket synligt för andra
En stängd dörr är en signal. I ett öppet kontor måste du bygga en: ett återkommande block i den delade kalendern med ett riktigt namn på, en status som säger när du är tillbaka, hörlurar som teamet kommit överens om betyder inte nu. En kollega ska med en blick kunna se att det kostar något att avbryta dig, och det offentliga åtagandet gör det pinsamt att tyst överge det.
Säg när du är tillgänglig i stället för att du är otillgänglig. ”Tillbaka elva” respekteras. ”Stör ej” testas.
4. Lägg telefonen där det kostar dig en promenad att nå den
Forskare vid University of Texas at Austin genomförde experiment med nästan 800 personer och mätte tillgänglig kognitiv kapacitet medan en ljudlös telefon låg på skrivbordet, i en ficka eller väska, eller i ett annat rum. Ett annat rum gav bäst resultat, ficka eller väska därnäst, skrivbordet sämst. Skärmen uppåt eller nedåt gjorde ingen mätbar skillnad, och det gjorde inte heller att stänga av telefonen.
På jobbet betyder ett annat rum oftast ett skåp, en låda i andra änden av våningen, eller en väska du måste resa dig för att nå. Det är avståndet som gör jobbet, inte gesten. Samma underlag tillämpat på plugg finns här.
Vad en enda skyddad sträcka är värd
Mark, Stephen Voida och Armand Cardello stängde av mejlen helt under fem arbetsdagar för 13 personer inne i en organisation, och följde dem med datorloggar och bärbara pulsmätare. Utan mejl bytte människor fönster mer sällan och stannade längre i vart och ett, och stressen mätt genom hjärtfrekvensvariabilitet var lägre.
Ingen föreslår att du stänger av mejlen i en vecka; studien gjorde det så att du slipper. Vad den fastställer är vinstens storlek, och att den kommer i bråkdelar. En skyddad timme är en mindre version av samma effekt.
Delen du inte kan fixa
Slack och mejl är inte distraktioner i ditt jobb, de är en del av det, och andra människor är beroende av dem. Ingen uppsättning får dem att försvinna, och råd som säger åt dig att blockera dem kommer från någon som inte sett din kalender. Det realistiska målet är inte en dag utan meddelanden. Det är en eller två skyddade sträckor inne i en dag som i övrigt förblir öppen.
Begränsningen ingen nämner
Mark, Mary Czerwinski och Shamsi Iqbal genomförde en fältstudie där 32 informationsarbetare använde programvara för att blockera distraktioner online under en vecka av vanligt arbete. Fokus steg signifikant på ett validerat mått, och i intervjuer namngav människor det som hade upphört: kaninhålen, meddelandet som blir en artikel som blir ett svar som blir tjugo minuter. Programvaran gjorde ingen starkare. Den tog bort kedjans första steg.
Resultaten var inte eniga, och artikeln säger det rakt ut: 17 personer rapporterade fler fördelar, 10 fler kostnader, 4 var neutrala, och glädjen i arbetet gick ner. Vissa, mestadels de som redan hade kontroll över sitt arbete, tog färre pauser och rapporterade mer ansträngning.
Under allt detta ligger ett strukturellt problem som ingen studie kan lösa åt dig. Nästan varje blockering du installerar på jobbet körs på maskinen du arbetar från, vilket är samma maskin du häver den på. Fyra sekunder, en dialogruta, samma person som lyfter gränsen i det ögonblick den börjar bita. Det är ingen blockering, det är en lapp till dig själv, och den fallerar i det enda ögonblick den någonsin behövdes: de tio minuterna före mötet du bävar för. Varför de inbyggda verktygen har den här formen finns här.
Norma är ett sätt att täppa till den luckan. Det är en disk i rostfritt stål som du har på skrivbordet: skanna den med din iPhone så försvinner apparna du valt, skanna igen och de kommer tillbaka. Eftersom avstängningsknappen är ett föremål snarare än en meny på telefonen är hela efterlevnadsmekanismen att lämna disken i en låda. Den blockerar distraherande webbplatser på en Mac också, vilket är den halva de flesta arbetsplatsråd hoppar över, eftersom fliken du förlorar en eftermiddag till sitter på datorn du anställdes för att använda. Ett köp, ingen prenumeration.
Skydda ett block av dagen.
Skanna disken, så försvinner apparna och sajterna som kostar dig tills du skannar igen.
Vanliga frågor.
- Hur fokuserar jag på jobbet?
- Bestäm ett mål du skulle kunna säga högt, skydda en enda sträcka av dagen för det i stället för hela dagen, samla meddelandena i två eller tre bestämda kollar i stället för att beta av dem, och lägg telefonen någonstans där det kostar dig en promenad. Fokus på jobbet är mest en egenskap hos uppsättningen, inte hos personen, eftersom miljön är byggd för att fragmentera uppmärksamheten som standard.
- Hur slutar jag bli distraherad på jobbet?
- Arbeta på kedjan snarare än på den enskilda distraktionen. I en fältstudie vid UC Irvine och Microsoft Research beskrev informationsarbetare som använt blockeringsprogram i en vecka det som hade upphört som kaninhålen: meddelandet som blir en artikel som blir ett svar. Ta bort första steget så händer inte resten av kedjan. Att försöka stoppa sig själv vid steg fyra fungerar nästan aldrig, för då är du redan någon annanstans.
- Hur fokuserar jag i ett öppet kontorslandskap?
- Hörlurar och ett bokat rum hjälper mindre än folk väntar sig. Forskning som analyserade 889 timmar av observerade uppgiftsbyten på tre teknikföretag fann att människor i öppna kontor avbryter sig själva i högre grad, och att bli avbruten under en timme höjde självavbrotten signifikant under nästa. Rummet tränar in en vana i dig, så lösningen måste ta itu med ditt eget växlande, inte bara kollegornas: ett uttalat mål, en synlig signal som säger när du är tillbaka, och meddelanden som kollas i block.
- Hur gör jag djupt arbete när jobbet är fullt av möten?
- Sluta försvara hela dagen och försvara en sträcka av den. En studie som stängde av mejlen helt under fem arbetsdagar fann att människor bytte fönster mindre, stannade längre i vart och ett, och hade lägre stress mätt genom hjärtfrekvensvariabilitet. Ingen kan arbeta så permanent, men det visar vad ett skyddat block är värt, och block finns i bråkdelar. Nittio minuter i kalendern med ett riktigt namn på slår en önskan om att få vara ostörd.
- Hur slutar jag kolla telefonen på jobbet?
- Avstånd gör mer än viljestyrka. Experiment vid University of Texas at Austin med nästan 800 personer fann att de vars telefoner låg i ett annat rum presterade bäst på mått för tillgänglig kognitiv kapacitet, före ficka eller väska, före skrivbordet. Varje telefon var ljudlös, och det gjorde ingen mätbar skillnad om den låg med skärmen uppåt eller nedåt, eller var på eller av. På jobbet betyder det oftast ett skåp, en väska du skulle behöva resa dig för att nå, eller en blockering du inte kan häva från telefonen själv.
- Varför kan jag inte koncentrera mig på jobbet längre?
- För att jobbet är strukturerat för att förhindra det. När forskare vid UC Irvine observerade 24 informationsarbetare på deras egna kontor fann de att människor tillbringade omkring 11 minuter i en tråd av arbete innan de bytte, och att 57% av de sträckorna avbröts innan de tog slut. Det är inget disciplinproblem, det är en beskrivning av miljön. Koncentration på jobbet är något du måste bygga mot strömmen, inte något dagen ger dig.
Källor
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · ”No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work,” CHI 2005 (24 arbetare; ~11 minuter per arbetssfär; 57,1% avbrutna)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · ”Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption,” CHI 2011 (889 timmar; öppna kontor och självavbrott)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · ”A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email,” CHI 2012 (mejlen avstängd i fem arbetsdagar; hjärtfrekvensvariabilitet)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · ”Email Duration, Batching and Self-interruption,” CHI 2016 (40 arbetare, 12 arbetsdagar; klumpande och stress)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · ”Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions,” CHI 2018 (32 informationsarbetare, en vecka med blockering)
- 6.University of Texas at Austin · ”The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward m.fl., McCombs School of Business)
