Îți blochezi dimineața pentru singura bucată de muncă ce contează cu adevărat. Până la unsprezece ai răspuns la paisprezece mesaje, ai stat până la capăt într-un apel care putea fi trei rânduri de text și te-ai atins de două ori de sarcina adevărată. Nimic n-a mers prost. Asta a fost o zi obișnuită.
Să te concentrezi la muncă e o problemă mai grea decât să te concentrezi oriunde altundeva, iar majoritatea sfaturilor sar peste motiv. Acasă poți pune telefonul într-un sertar și închide laptopul. La muncă laptopul e slujba, mesajele sunt slujba, iar persoana care îți rupe concentrarea e un coleg de la care ai nevoie de ceva joi. Iată ce a găsit cercetarea din interiorul locurilor de muncă reale și ce să faci cu ea.
Munca e fragmentată prin construcție
Gloria Mark și colegii ei de la University of California, Irvine au observat 24 de lucrători din domeniul informației minut cu minut, în propriile lor birouri. Oamenii petreceau în jur de 11 minute într-o sferă de lucru, adică într-un singur fir coerent de muncă, înainte să treacă la alta, iar 57% dintre aceste intervale erau întrerupte înainte să se termine.
Asta e o descriere a mediului, nu o sentință pentru oamenii din el. O slujbă e un set de fire deschise, fiecare cu un termen și cu o coadă de oameni care au nevoie de ceva de la el. Fragmentarea e starea de repaus, iar concentrarea merge în răspăr cu încăperea. Prețul complet al unei singure întreruperi e aici.
Biroul deschis te întrerupe de două ori
Costul evident al unui birou deschis e colegul de lângă umărul tău. Costul măsurat e mai ciudat.
Laura Dabbish, Gloria Mark și Victor González au analizat 889 de ore de comutare între sarcini observată la 36 de persoane din trei companii de tehnologie. Au descoperit că oamenii din birourile deschise se întrerup singuri într-o măsură mai mare. Nu că ar fi fost întrerupți mai des de alții. Ci că generau mai multe dintre propriile lor întreruperi.
Mecanismul a apărut în aceleași date: întreruperile externe dintr-o oră au crescut semnificativ autoîntreruperile din ora următoare. Faptul de a fi tras deoparte te învață să te tragi singur deoparte. La o oră după bătaia pe umăr produci singur întreruperile, iar încăperea nu mai trebuie să facă nimic.
Așa că răspunsul cinstit la cum mă concentrez într-un birou deschis nu sunt căștile. Încăperea a antrenat un obicei în tine, iar pe la mijlocul dimineții obiceiul acela e jumătatea mai mare a problemei.
Pe scurt
- Munca e fragmentată în mod implicit: în jur de 11 minute pe un fir înainte de comutare, iar 57% dintre aceste intervale sunt întrerupte.
- Birourile deschise cresc autoîntreruperea, așa că obiceiul supraviețuiește zgomotului.
- Gruparea mesajelor se leagă de o productivitate autoevaluată mai mare, dar nu de un stres mai scăzut.
- Distanța bate hotărârea: altă cameră bate geanta, iar geanta bate biroul.
- Apără un singur interval protejat, nu toată ziua.
Patru lucruri care țin
Nimic exotic, iar toate patru se decid cât timp ești calm, înainte ca ziua să le pună la încercare.
1. Alege un obiectiv pe care l-ai putea spune cu voce tare
Nu „să lucrez la prezentare”. O propoziție pe care un coleg ar înțelege-o: secțiunea de prețuri, terminată suficient de bine cât să poată fi trimisă. Dintr-un interval cu un obiectiv rostit e mult mai greu să derivezi, pentru că devierea devine vizibilă în timp ce se întâmplă. Fără el, fiecare mesaj care sosește pare un următor lucru rezonabil de făcut, pentru că nimic nu concurează cu el.
2. Grupează-ți mesajele în loc să le ciugulești
Mark și colegii au urmărit 40 de lucrători din domeniul informației timp de 12 zile lucrătoare folosind jurnale de computer, biosenzori și chestionare zilnice. Cu cât timpul zilnic petrecut pe e-mail era mai lung, cu atât oamenii își evaluau mai jos propria productivitate și cu atât era mai mare stresul lor măsurat. Verificarea în blocuri definite în loc de una continuă a fost asociată cu o productivitate autoevaluată mai mare.
O rezervă cinstită din același studiu: în ciuda afirmației răspândite, cercetătorii n-au găsit nicio dovadă că gruparea scade stresul. Trateaz-o ca pe un mod de a face mai mult, nu ca pe un mod de a te simți mai calm. Două sau trei verificări într-o dimineață acoperă aproape orice rol, iar ceea ce chiar nu poate aștepta va ajunge la tine prin telefon.
3. Fă blocul vizibil pentru ceilalți
O ușă închisă e un semnal. Într-un birou deschis trebuie să ți-l construiești: un bloc recurent în calendarul comun, cu un nume real, un status care spune când te întorci, căști despre care echipa a convenit că înseamnă nu acum. Un coleg ar trebui să vadă dintr-o privire că întreruperea ta costă ceva, iar angajamentul public face stânjenitor să-l abandonezi în liniște.
Spune când vei fi disponibil, nu că ești indisponibil. „Revin la 11” e respectat. „Nu deranja” e testat.
4. Pune telefonul acolo unde să ajungi la el te costă o plimbare
Cercetători de la University of Texas at Austin au făcut experimente cu aproape 800 de persoane, măsurând capacitatea cognitivă disponibilă în timp ce un telefon pe silențios stătea pe birou, în buzunar sau în geantă, ori în altă cameră. Cel mai bine a ieșit altă cameră, apoi buzunarul sau geanta, cel mai rău biroul. N-a contat în niciun fel măsurabil dacă ecranul era în sus sau în jos și nici oprirea telefonului.
La muncă, altă cameră înseamnă de obicei un dulăpior, un sertar de la celălalt capăt al etajului sau o geantă la care trebuie să te ridici ca să ajungi. Distanța face treaba, nu gestul. Aceleași dovezi aplicate la învățat sunt aici.
Cât valorează un singur interval protejat
Mark, Stephen Voida și Armand Cardello au tăiat complet e-mailul timp de cinci zile lucrătoare pentru 13 persoane dintr-o organizație, urmărindu-le cu jurnale de computer și cu monitoare portabile de puls. Fără e-mail, oamenii schimbau ferestrele mai rar și rămâneau mai mult în fiecare, iar stresul măsurat prin variabilitatea ritmului cardiac era mai mic.
Nimeni nu sugerează să-ți tai e-mailul o săptămână; studiul a făcut-o ca tu să nu fii nevoit. Ce stabilește el e mărimea câștigului și faptul că vine în fracțiuni. O oră protejată e o versiune mai mică a aceluiași efect.
Partea pe care n-o poți repara
Slack și e-mailul nu sunt distrageri în slujba ta, sunt parte din ea, iar alți oameni depind de ele. Niciun aranjament nu le face să dispară, iar sfatul de a le bloca vine de la cineva care nu ți-a văzut calendarul. Ținta realistă nu e o zi fără mesaje. E vorba de unul sau două intervale protejate într-o zi care, în rest, rămâne deschisă.
Limita pe care nu o menționează nimeni
Mark, Mary Czerwinski și Shamsi Iqbal au făcut un studiu de teren în care 32 de lucrători din domeniul informației au folosit software ca să blocheze distragerile online timp de o săptămână de muncă obișnuită. Concentrarea a crescut semnificativ pe o măsură validată, iar în interviuri oamenii au numit lucrul care se oprise: căderea în vizuina iepurelui, mesajul care devine un articol care devine un răspuns care devine douăzeci de minute. Software-ul n-a făcut pe nimeni mai puternic. A eliminat primul pas al lanțului.
Rezultatele n-au fost unanime, iar lucrarea o spune pe șleau: 17 persoane au raportat mai multe beneficii, 10 mai multe costuri, 4 au fost neutre, iar plăcerea a scăzut. Unii, mai ales cei care își controlau deja munca, au luat mai puține pauze și au raportat mai multă încordare.
Dedesubtul a toate stă o problemă structurală pe care niciun studiu nu ți-o rezolvă. Aproape orice blocare pe care o instalezi la muncă rulează pe mașina de pe care lucrezi, adică pe aceeași mașină de pe care o desfaci. Patru secunde, o casetă de dialog, aceeași persoană care ridică limita în clipa în care începe să strângă. Asta nu e o blocare, e un bilețel către tine însuți, și cedează exact în singurul moment pentru care a fost vreodată nevoie de ea: cele zece minute dinaintea ședinței de care te temi. De ce au instrumentele integrate forma asta e aici.
Norma e o cale de a închide golul acela. E un disc din oțel inoxidabil pe care îl ții pe birou: îl scanezi cu iPhone-ul și aplicațiile alese dispar, îl scanezi din nou și revin. Fiindcă butonul de oprire e un obiect, nu un meniu de pe telefon, faptul că lași discul într-un sertar e tot mecanismul de aplicare. Blochează și site-urile care distrag pe Mac, adică jumătatea pe care majoritatea sfaturilor despre muncă o sar, fiindcă fila pe care pierzi o după-amiază e chiar pe calculatorul pentru care ai fost angajat. O singură achiziție, fără abonament.
Protejează un bloc din zi.
Scanează discul, iar aplicațiile și site-urile care te costă dispar până când scanezi din nou.
Întrebări frecvente.
- Cum mă concentrez la muncă?
- Hotărăște un obiectiv pe care l-ai putea spune cu voce tare, protejează pentru el un singur interval din zi în loc de toată ziua, grupează-ți mesajele în două sau trei verificări definite în loc să le ciugulești și pune-ți telefonul undeva unde să ajungi la el te costă o plimbare. Concentrarea la muncă e mai ales o proprietate a aranjamentului, nu a persoanei, pentru că mediul e construit ca să fragmenteze atenția în mod implicit.
- Cum să nu mai fiu distras la muncă?
- Lucrează la lanț, nu la distragerea individuală. Într-un studiu de teren la UC Irvine și Microsoft Research, lucrătorii din domeniul informației care au folosit software de blocare timp de o săptămână au descris lucrul care se oprise ca fiind căderea în vizuina iepurelui: mesajul care devine un articol care devine un răspuns. Elimină primul pas și restul lanțului nu se mai întâmplă. Să încerci să te oprești la pasul patru nu funcționează aproape niciodată, pentru că până atunci ești deja în altă parte.
- Cum mă concentrez într-un birou deschis?
- Căștile și o sală rezervată ajută mai puțin decât se așteaptă lumea. O cercetare care a analizat 889 de ore de comutare între sarcini observată în trei companii de tehnologie a găsit că oamenii din birourile deschise se întrerup singuri într-o măsură mai mare și că a fi întrerupt într-o oră creștea semnificativ autoîntreruperile din următoarea. Încăperea antrenează un obicei în tine, așa că soluția trebuie să vizeze propria ta comutare, nu doar pe a colegilor: un obiectiv rostit, un semnal vizibil care spune când te întorci și mesaje verificate în blocuri.
- Cum fac muncă de profunzime când am slujba plină de ședințe?
- Nu mai încerca să aperi toată ziua, ci apără un interval din ea. Un studiu care a tăiat complet e-mailul timp de cinci zile lucrătoare a găsit că oamenii schimbau ferestrele mai rar, rămâneau mai mult în fiecare și aveau un stres mai scăzut măsurat prin variabilitatea ritmului cardiac. Nimeni nu poate lucra așa permanent, dar arată cât valorează un bloc protejat, iar blocurile se pot lua în fracțiuni. Nouăzeci de minute în calendar, cu un nume real, bat aspirația de a fi lăsat în pace.
- Cum să nu-mi mai verific telefonul la muncă?
- Distanța face mai mult decât voința. Experimentele de la University of Texas at Austin cu aproape 800 de persoane au găsit că cei ale căror telefoane erau în altă cameră s-au descurcat cel mai bine la măsurile capacității cognitive disponibile, înaintea buzunarului sau a genții și înaintea biroului. Toate telefoanele erau pe silențios și n-a contat în niciun fel măsurabil dacă ecranul era în sus sau în jos, ori dacă telefonul era pornit sau oprit. La muncă asta înseamnă de obicei un dulăpior, o geantă la care ar trebui să te ridici ca să ajungi, sau o blocare pe care nu o poți ridica chiar de pe telefon.
- De ce nu mă mai pot concentra la muncă?
- Pentru că slujba e structurată ca să împiedice asta. Observând 24 de lucrători din domeniul informației în propriile lor birouri, cercetătorii de la UC Irvine au găsit că oamenii petreceau în jur de 11 minute într-un fir de muncă înainte să comute și că 57% dintre aceste intervale erau întrerupte înainte să se termine. Nu e o problemă de disciplină, e o descriere a mediului. Concentrarea la muncă e ceva ce trebuie să construiești în răspăr, nu ceva ce îți dă ziua.
Surse
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work,” CHI 2005 (24 de lucrători; ~11 minute per sferă de lucru; 57,1% întrerupte)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · „Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption,” CHI 2011 (889 de ore; birouri deschise și autoîntrerupere)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · „A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email,” CHI 2012 (e-mail tăiat cinci zile lucrătoare; variabilitatea ritmului cardiac)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · „Email Duration, Batching and Self-interruption,” CHI 2016 (40 de lucrători, 12 zile lucrătoare; grupare și stres)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · „Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions,” CHI 2018 (32 de lucrători din domeniul informației, o săptămână de blocare)
- 6.University of Texas at Austin · „The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward et al., McCombs School of Business)
