Lefoglalod a délelőttöt arra az egy munkára, ami tényleg számít. Tizenegyre válaszoltál tizennégy üzenetre, végigültél egy hívást, amely három sor szöveg is lehetett volna, és kétszer értél hozzá az igazi feladathoz. Semmi sem romlott el. Ez egy hétköznapi nap volt.
A munkahelyen koncentrálni nehezebb feladat, mint bárhol máshol, és a legtöbb tanács átugorja az okát. Otthon a telefont fiókba teheted, a laptopot lecsukhatod. A munkahelyen a laptop maga a munka, az üzenetek maguk a munka, és aki megtöri a koncentrációdat, az egy kolléga, akitől csütörtökön kérned kell valamit. Íme, mit talált a valódi munkahelyeken végzett kutatás, és mit kezdj vele.
A munka eleve töredezett
Gloria Mark és kollégái a Kaliforniai Egyetem, Irvine intézményében 24 információs munkást figyeltek meg percről percre, a saját irodájukban. Az emberek körülbelül 11 percet töltöttek egy munkaszférában, vagyis a munka egyetlen összefüggő szálán, mielőtt átváltottak egy másikra, és ezeknek a szakaszoknak a 57%-át megszakították, mielőtt véget értek volna.
Ez a környezet leírása, nem ítélet a benne dolgozókról. Egy állás nyitott szálak halmaza, mindegyiknek van határideje és egy sornyi ember, akinek kell tőle valami. A töredezettség a nyugalmi állapot, a koncentráció pedig szemben halad a terem szövetével. Egyetlen megszakítás teljes árát itt szedtük szét.
A nyitott iroda kétszer szakít félbe
A nyitott iroda kézenfekvő ára a válladnál álló kolléga. A mért ára furcsább.
Laura Dabbish, Gloria Mark és Victor González 889 óra megfigyelt feladatváltást elemzett 36 embertől három technológiai cégnél. Azt találták, hogy a nyitott irodai környezetben dolgozók magasabb arányban szakítják félbe önmagukat. Nem azt, hogy mások szakították félbe őket gyakrabban. Azt, hogy több saját megszakítást termeltek.
A mechanizmus ugyanabban az adatban mutatkozott meg: az egyik órában érkező külső megszakítások jelentősen növelték az önmegszakításokat a következő órában. Ha elrángatnak, megtanulod magadat elrángatni. Egy órával a vállon veregetés után már magad termeled a megszakításokat, és a teremnek nem kell tennie semmit.
Az őszinte válasz arra, hogy hogyan koncentráljak egy nyitott irodában, tehát nem a fejhallgató. A terem szokást edzett beléd, és a délelőtt közepére ez a szokás a probléma nagyobbik fele.
A lényeg
- A munka alapból töredezett: körülbelül 11 perc egy szálon a váltás előtt, és ezeknek a szakaszoknak az 57%-a megszakad.
- A nyitott irodák növelik az önmegszakítást, így a szokás túléli a zajt.
- Az üzenetek kötegelt kezelése magasabbra értékelt teljesítménnyel jár együtt, alacsonyabb stresszel viszont nem.
- A távolság legyőzi az elszántságot: egy másik szoba veri a táskát, a táska pedig az íróasztalt.
- Egyetlen védett szakaszt védj meg, ne az egész napot.
Négy dolog, ami kitart
Semmi sem egzotikus közülük, és mind a négyről nyugodt fejjel döntesz, mielőtt a nap próbára tenné őket.
1. Válassz egy célt, amelyet ki tudnál mondani hangosan
Nem azt, hogy „dolgozom a prezentáción”. Egy mondat, amelyet egy kolléga is értene: az árazási rész, annyira készen, hogy elküldhető legyen. Egy kimondott céllal bíró szakaszból sokkal nehezebb elsodródni, mert az elsodródás láthatóvá válik, miközben történik. Enélkül minden beérkező üzenet ésszerű következő tennivalónak látszik, mert semmi sem versenyez vele.
2. Kötegeld az üzeneteket ahelyett, hogy legelnéd őket
Mark és kollégái 40 információs munkást követtek 12 munkanapon át számítógépes naplókkal, bioszenzorokkal és napi kérdőívekkel. Minél hosszabb volt az e-mailre fordított napi idő, annál alacsonyabbra értékelték az emberek a saját teljesítményüket, és annál magasabb volt a mért stresszük. Az, hogy folyamatos ellenőrzés helyett meghatározott blokkokban néztek rá, magasabbra értékelt teljesítménnyel járt együtt.
Egy őszinte megszorítás ugyanabból a vizsgálatból: az elterjedt állítás ellenére a kutatók semmilyen bizonyítékot nem találtak arra, hogy a kötegelés csökkentené a stresszt. Kezeld úgy, mint módot arra, hogy többet végezz el, ne úgy, mint módot arra, hogy nyugodtabbnak érezd magad. Két vagy három ellenőrzés egy délelőtt alatt szinte bármelyik munkakört lefedi, és ami valóban nem várhat, az telefonon elér.
3. Tedd a blokkot láthatóvá mások számára
A csukott ajtó jelzés. Nyitott irodában neked kell felépítened egyet: egy ismétlődő blokk a közös naptárban valódi névvel, egy státusz, amely megmondja, mikor jössz vissza, fejhallgató, amelyről a csapat megállapodott, hogy azt jelenti: most ne. Egy kollégának egy pillantásra látnia kell, hogy megzavarni téged kerül valamibe, és a nyilvános elköteleződéstől kínos lesz csendben feladni.
Mondd meg, mikor leszel elérhető, ne azt, hogy nem vagy elérhető. A „tizenegyre visszajövök” tiszteletet kap. A „ne zavarjatok” próbára kerül.
4. Tedd a telefont oda, ahol egy sétába kerül elérni
A Texasi Egyetem austini kutatói közel 800 emberrel végeztek kísérleteket, és az elérhető kognitív kapacitást mérték, miközben egy néma telefon az asztalon, zsebben vagy táskában, illetve egy másik szobában feküdt. A másik szoba szerepelt a legjobban, ezt követte a zseb vagy a táska, az asztal volt a legrosszabb. Semmilyen mérhető különbséget nem jelentett, hogy a telefon képernyővel felfelé vagy lefelé feküdt, ahogy az sem, ha kikapcsolták.
A munkahelyen a másik szoba általában egy szekrényt, egy fiókot az emelet túlsó végén vagy egy táskát jelent, amelyért fel kell állnod. A munkát a távolság végzi, nem a gesztus. Ugyanez a bizonyíték a tanulásra alkalmazva itt van.
Mennyit ér egyetlen védett szakasz
Mark, Stephen Voida és Armand Cardello egy szervezeten belül 13 embernél öt munkanapra teljesen elzárta az e-mailt, és számítógépes naplókkal, valamint viselhető szívritmusmérőkkel követte őket. E-mail nélkül az emberek ritkábban váltottak ablakot, és mindegyikben tovább maradtak, a szívritmus-variabilitással mért stressz pedig alacsonyabb volt.
Senki sem javasolja, hogy egy hétre zárd el az e-mailt; a vizsgálat megtette, hogy neked ne kelljen. Amit megállapít, az a nyeremény nagysága, és az, hogy törtrészekben is kapható. Egy védett óra ugyanennek a hatásnak a kisebb változata.
Az a rész, amit nem tudsz megjavítani
A Slack és az e-mail nem figyelemelterelés a munkádban, hanem a munkád része, és mások függenek tőlük. Semmilyen felállás nem tünteti el őket, és az a tanács, hogy blokkold őket, olyasvalakitől jön, aki nem látta a naptáradat. A reális cél nem egy üzenetek nélküli nap. Hanem egy vagy két védett szakasz egy olyan napon belül, amely egyébként nyitva marad.
A korlát, amelyet senki sem említ
Mark, Mary Czerwinski és Shamsi Iqbal terepvizsgálatot végzett, amelyben 32 információs munkás egy hétnyi hétköznapi munka során szoftverrel blokkolta az online figyelemelterelést. A fókusz jelentősen nőtt egy validált mérőeszközön, és az interjúkban az emberek meg is nevezték, ami leállt: a nyúlüregbe zuhanás, vagyis az üzenet, amelyből cikk lesz, amelyből válasz lesz, amelyből húsz perc lesz. A szoftver senkit sem tett erősebbé. Eltávolította a lánc első lépését.
Az eredmények nem voltak egyöntetűek, és a tanulmány ezt nyíltan ki is mondja: 17 ember több előnyről, 10 több hátrányról számolt be, 4 semleges volt, az élvezet pedig csökkent. Néhányan, főként azok, akik már addig is kézben tartották a munkájukat, kevesebb szünetet tartottak, és nagyobb megterhelésről számoltak be.
Mindezek alatt egy szerkezeti probléma húzódik, amelyet egyetlen vizsgálat sem old meg helyetted. Szinte minden blokkolás, amelyet a munkahelyeden telepítesz, azon a gépen fut, amelyről dolgozol, vagyis ugyanazon, amelyen fel is oldod. Négy másodperc, egy párbeszédablak, ugyanaz az ember emeli meg a korlátot abban a pillanatban, amikor szorítani kezd. Ez nem blokkolás, hanem egy cetli önmagadnak, és pontosan abban az egyetlen pillanatban mond csődöt, amelyre valaha szükség volt rá: a tíz percben az előtt a megbeszélés előtt, amelytől rettegsz. Hogy a beépített eszközök miért ilyen alakúak, arról itt írtunk.
A Norma az egyik módja annak, hogy ezt a rést bezárd. Egy rozsdamentes acélkorong, amelyet az asztalodon tartasz: beszkenneled az iPhone-oddal, és a kiválasztott appok eltűnnek, újra beszkenneled, és visszatérnek. Mivel a kikapcsoló egy tárgy, nem egy menü a telefonon, a korongot fiókban hagyni maga a teljes betartatási mechanizmus. A Mac-en a figyelemelterelő webhelyeket is blokkolja, és ez az a fele, amelyet a legtöbb munkahelyi tanács kihagy, hiszen az a fül, amelyre ráment egy délután, épp azon a számítógépen van, amelyhez felvettek. Egyszeri vásárlás, előfizetés nélkül.
Védd meg a nap egyetlen blokkját.
Szkenneld be a korongot, és az appok és webhelyek, amelyek sokba kerülnek, eltűnnek, amíg újra nem szkennelsz.
Gyakori kérdések.
- Hogyan koncentráljak a munkahelyemen?
- Dönts el egy célt, amelyet ki tudnál mondani hangosan, védj meg rá a napból egyetlen szakaszt az egész nap helyett, kötegeld az üzeneteket két vagy három meghatározott ellenőrzésbe ahelyett, hogy folyamatosan legelnéd őket, és tedd a telefonodat oda, ahonnan egy sétába kerül elérni. A munkahelyi fókusz leginkább a felállás tulajdonsága, nem a személyé, mert a környezet alapból a figyelem szétdarabolására épül.
- Hogyan előzzem meg, hogy elterelődjön a figyelmem a munkahelyen?
- A láncon dolgozz, ne az egyes figyelemelterelésen. Egy UC Irvine-on és a Microsoft Researchnél végzett terepvizsgálatban azok az információs munkások, akik egy héten át blokkoló szoftvert használtak, nyúlüregbe zuhanásként írták le azt, ami leállt: az üzenet, amelyből cikk lesz, amelyből válasz. Vedd el az első lépést, és a lánc többi része meg sem történik. A negyedik lépésnél megállítani magadat szinte soha nem működik, mert akkor már máshol vagy.
- Hogyan koncentráljak egy nyitott irodában?
- A fejhallgató és a lefoglalt tárgyaló kevesebbet segít, mint azt az emberek várják. Egy kutatás, amely 889 óra megfigyelt feladatváltást elemzett három technológiai cégnél, azt találta, hogy a nyitott irodákban dolgozók magasabb arányban szakítják félbe önmagukat, és hogy az egyik órában elszenvedett megszakítás jelentősen növelte az önmegszakításokat a következőben. A terem szokást edz beléd, így a megoldásnak a saját váltogatásodra kell hatnia, nem csak a kollégákéra: egy kimondott cél, látható jelzés arról, mikor jössz vissza, és blokkokban ellenőrzött üzenetek.
- Hogyan végezzek mély munkát, ha tele van a naptáram megbeszélésekkel?
- Ne az egész napot próbáld megvédeni, hanem annak egyetlen szakaszát. Egy vizsgálat, amely öt munkanapra teljesen elzárta az e-mailt, azt találta, hogy az emberek kevesebbszer váltottak ablakot, mindegyikben tovább maradtak, és a szívritmus-variabilitással mért stresszük alacsonyabb volt. Így tartósan senki nem tud dolgozni, de megmutatja, mennyit ér egy védett blokk, és blokkokból törtrészek is kaphatók. Kilencven perc a naptárban valódi névvel többet ér, mint az az óhaj, hogy ne zavarjanak.
- Hogyan hagyjam abba a telefonom nézegetését a munkahelyen?
- A távolság többet tesz, mint az akaraterő. A Texasi Egyetem austini kísérletei közel 800 emberrel azt találták, hogy akiknek a telefonja egy másik szobában volt, a legjobban teljesítettek az elérhető kognitív kapacitás mérésein, megelőzve a zsebet vagy táskát, és megelőzve az asztalt. Minden telefon néma volt, és nem jelentett mérhető különbséget, hogy képernyővel felfelé vagy lefelé feküdt, sem az, hogy be volt-e kapcsolva. A munkahelyen ez általában egy szekrényt jelent, egy táskát, amelyért fel kellene állnod, vagy egy blokkolást, amelyet magáról a telefonról nem tudsz feloldani.
- Miért nem tudok már koncentrálni a munkahelyemen?
- Mert a munka úgy van felépítve, hogy ezt megakadályozza. A UC Irvine kutatói 24 információs munkást figyeltek meg a saját irodájukban, és azt találták, hogy az emberek körülbelül 11 percet töltöttek a munka egy szálán, mielőtt váltottak, és hogy ezeknek a szakaszoknak az 57%-át megszakították, mielőtt véget értek volna. Ez nem fegyelmi kérdés, hanem a környezet leírása. A munkahelyi koncentrációt szemben az árral kell felépítened, nem pedig valami, amit a nap odaad.
Források
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, CHI 2005 (24 munkás; kb. 11 perc munkaszféránként; 57,1% megszakítva)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · „Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption”, CHI 2011 (889 óra; nyitott irodák és önmegszakítás)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · „A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email”, CHI 2012 (e-mail elzárva öt munkanapra; szívritmus-variabilitás)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · „Email Duration, Batching and Self-interruption”, CHI 2016 (40 munkás, 12 munkanap; kötegelés és stressz)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · „Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions”, CHI 2018 (32 információs munkás, egy hét blokkolás)
- 6.A Texasi Egyetem, Austin · „The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward és mtsai, McCombs School of Business)
