Come concentrarsi al lavoro.

Concentrarsi al lavoro è un problema più difficile che concentrarsi altrove, e quasi tutti i consigli saltano il motivo. A casa puoi mettere il telefono in un cassetto e chiudere il portatile. Al lavoro il portatile è il lavoro, i messaggi sono il lavoro, e la persona che ti spezza la concentrazione è un collega a cui giovedì dovrai chiedere qualcosa. Ecco cosa ha trovato la ricerca dentro luoghi di lavoro veri, e cosa farne.

Il lavoro è frammentato per costruzione

Gloria Mark e i suoi colleghi dell’Università della California a Irvine hanno osservato minuto per minuto 24 lavoratori della conoscenza nei loro uffici. Le persone restavano circa 11 minuti in una stessa working sphere, cioè un singolo filo di lavoro coerente, prima di passare a un’altra, e il 57% di quei tratti veniva interrotto prima di finire.

È una descrizione dell’ambiente, non un verdetto sulle persone che ci lavorano. Un ruolo è un insieme di fili aperti, ognuno con una scadenza e una coda di persone che aspettano qualcosa. La frammentazione è lo stato di riposo, e la concentrazione va contro la corrente della stanza. Qui c’è il prezzo completo di una singola interruzione.

L’open space ti interrompe due volte

Il costo evidente di un open space è il collega alle tue spalle. Il costo misurato è più strano.

Laura Dabbish, Gloria Mark e Victor González hanno analizzato 889 ore di passaggi tra compiti osservati in 36 persone di tre aziende tecnologiche. Hanno scoperto che le persone negli ambienti open space interrompono se stesse più spesso. Non che venissero interrotte più spesso dagli altri. Che generavano più interruzioni proprie.

Il meccanismo è emerso dagli stessi dati: le interruzioni esterne in un’ora aumentavano in modo significativo le auto-interruzioni nell’ora successiva. Essere tirati via ti insegna a tirarti via da solo. Un’ora dopo il colpetto sulla spalla le interruzioni le produci tu, e la stanza non deve più fare niente.

Quindi la risposta onesta a come mi concentro in open space non sono le cuffie. La stanza ti ha allenato un’abitudine, e a metà mattina quell’abitudine è la metà più grande del problema.

Quattro cose che reggono

Niente di esotico, e tutte e quattro si decidono mentre sei calmo, prima che la giornata le metta alla prova.

1. Scegli un obiettivo che potresti dire ad alta voce

Non «andare avanti con la presentazione». Una frase che un collega capirebbe: la sezione prezzi, finita abbastanza bene da poter essere inviata. Da una sessione con un bersaglio dichiarato è molto più difficile scivolare via, perché lo scivolamento diventa visibile mentre accade. Senza, ogni messaggio che arriva sembra una cosa ragionevole da fare dopo, perché niente gli fa concorrenza.

2. Raggruppa i messaggi invece di sbocconcellarli

Mark e colleghi hanno seguito 40 lavoratori della conoscenza per 12 giorni lavorativi con registri del computer, biosensori e questionari quotidiani. Più lungo era il tempo quotidiano passato sulla posta, più bassa era la produttività che le persone attribuivano a se stesse e più alto il loro stress misurato. Controllare a blocchi definiti invece che di continuo era associato a una produttività percepita più alta.

Un limite onesto dallo stesso studio: nonostante quello che si ripete ovunque, i ricercatori non hanno trovato alcuna prova che raggruppare abbassi lo stress. Prendilo come un modo per portare a casa più lavoro, non come un modo per sentirti più tranquillo. Due o tre controlli in una mattina coprono quasi qualsiasi ruolo, e ciò che davvero non può aspettare ti raggiunge per telefono.

3. Rendi il blocco visibile agli altri

Una porta chiusa è un segnale. In open space devi costruirtene uno: un appuntamento ricorrente nel calendario condiviso con un nome vero sopra, uno stato che dica a che ora torni, delle cuffie su cui la squadra ha convenuto che significano adesso no. Un collega dovrebbe capire a colpo d’occhio che interromperti costa qualcosa, e l’impegno pubblico rende imbarazzante mollare in silenzio.

Comunica quando sarai disponibile invece di dire che non lo sei. «Torno alle 11» viene rispettato. «Non disturbare» viene messo alla prova.

4. Metti il telefono dove raggiungerlo ti costa qualche passo

Alcuni ricercatori dell’Università del Texas ad Austin hanno condotto esperimenti con quasi 800 persone, misurando la capacità cognitiva disponibile mentre un telefono silenziato stava sulla scrivania, in tasca o nello zaino, oppure in un’altra stanza. L’altra stanza ha ottenuto i risultati migliori, poi la tasca o lo zaino, la scrivania il peggiore. A faccia in su o a faccia in giù non ha fatto alcuna differenza misurabile, e nemmeno spegnere il telefono.

Al lavoro, un’altra stanza di solito significa un armadietto, un cassetto all’altro capo del piano, o uno zaino che devi alzarti per raggiungere. È la distanza a lavorare, non il gesto. Qui ci sono le stesse prove applicate allo studio.

Quanto vale un solo tratto protetto

Mark, Stephen Voida e Armand Cardello hanno tolto del tutto la posta elettronica per cinque giorni lavorativi a 13 persone dentro un’organizzazione, seguendole con registri del computer e cardiofrequenzimetri indossati. Senza posta, le persone cambiavano finestra meno spesso e restavano più a lungo in ciascuna, e lo stress misurato attraverso la variabilità della frequenza cardiaca era più basso.

Nessuno ti sta suggerendo di tagliare la posta per una settimana; lo studio l’ha fatto perché tu non debba farlo. Quello che stabilisce è la dimensione del premio, e il fatto che si riscuota a frazioni. Un’ora protetta è una versione più piccola dello stesso effetto.

Il limite di cui nessuno parla

Mark, Mary Czerwinski e Shamsi Iqbal hanno condotto uno studio sul campo in cui 32 lavoratori della conoscenza hanno usato un software per bloccare le distrazioni online per una settimana di lavoro ordinario. La concentrazione è salita in modo significativo su una misura validata, e nelle interviste le persone hanno dato un nome a ciò che si era fermato: il rabbit-holing, la discesa nella tana — il messaggio che diventa un articolo che diventa una risposta che diventa venti minuti. Il software non ha reso nessuno più forte. Ha tolto il primo gradino della catena.

I risultati non erano unanimi, e l’articolo lo dice senza giri di parole: 17 persone hanno riportato più benefici, 10 più costi, 4 erano neutrali, e il piacere nel lavoro è calato. Alcune, soprattutto quelle che avevano già il controllo del proprio lavoro, facevano meno pause e riferivano più tensione.

Sotto tutto questo c’è un problema strutturale che nessuno studio può risolvere al posto tuo. Quasi ogni blocco che installi al lavoro gira sulla macchina da cui lavori, che è la stessa macchina da cui lo disfai. Quattro secondi, una finestra di dialogo, la stessa persona che alza il limite nel momento in cui inizia a stringere. Quello non è un blocco, è un promemoria a te stesso, e fallisce nell’unico momento per cui è mai servito: i dieci minuti prima della riunione che temi. Qui c’è perché gli strumenti integrati hanno questa forma.

Norma è un modo per colmare quella distanza. È un disco in acciaio inossidabile che tieni sulla scrivania: lo scansioni con il tuo iPhone e le app che hai scelto spariscono, lo scansioni di nuovo e tornano. Poiché l’interruttore è un oggetto e non un menu del telefono, lasciare il disco in un cassetto è l’intero meccanismo che fa rispettare la scelta. Blocca anche i siti che distraggono su un Mac, che è la metà che quasi tutti i consigli sul lavoro saltano, visto che la scheda in cui perdi un pomeriggio sta sul computer che ti hanno dato per lavorare. Un acquisto solo, nessun abbonamento.

Proteggi un blocco della giornata.

Scansiona il disco, e le app e i siti che ti costano spariscono finché non scansioni di nuovo.

Ottieni la tua Norma