Je blokt de ochtend voor het ene stuk werk dat er echt toe doet. Om elf uur heb je veertien berichten beantwoord, een call uitgezeten die drie regels tekst had kunnen zijn, en de echte taak twee keer aangeraakt. Er ging niets mis. Dat was een normale dag.
Je concentreren op het werk is een lastiger probleem dan je ergens anders concentreren, en de meeste adviezen slaan de reden over. Thuis kun je de telefoon in een la leggen en de laptop dichtklappen. Op het werk ís de laptop het werk, zijn de berichten het werk, en is degene die je concentratie breekt een collega van wie je donderdag iets nodig hebt. Dit is wat onderzoek binnen echte werkplekken vond, en wat je ermee doet.
Werk is van huis uit versnipperd
Gloria Mark en haar collega’s aan de University of California, Irvine observeerden 24 kenniswerkers minuut voor minuut in hun eigen kantoren. Mensen bleven ongeveer 11 minuten in één working sphere, oftewel één samenhangende draad werk, voordat ze naar een andere overstapten, en 57% van die stukken werd onderbroken voordat ze afgelopen waren.
Dat is een beschrijving van de omgeving, geen oordeel over de mensen erin. Een baan is een verzameling open draden, elk met een deadline en een rij mensen die er iets van nodig hebben. Versnippering is de ruststand, en concentratie gaat tegen de draad van de ruimte in. De volledige prijs van één onderbreking staat hier.
De kantoortuin onderbreekt je twee keer
De voor de hand liggende kosten van een kantoortuin zijn de collega over je schouder. De gemeten kosten zijn vreemder.
Laura Dabbish, Gloria Mark en Victor González analyseerden 889 uur geobserveerde taakwisselingen van 36 mensen bij drie technologiebedrijven. Ze vonden dat mensen in kantoortuinen zichzelf vaker onderbreken. Niet dat ze vaker door anderen werden onderbroken. Dat ze meer eigen onderbrekingen produceerden.
Het mechanisme dook op in dezelfde data: externe onderbrekingen in het ene uur verhoogden de zelfonderbrekingen in het uur daarna significant. Weggetrokken worden leert je jezelf weg te trekken. Een uur na de tik op je schouder produceer je de onderbrekingen zelf, en hoeft de ruimte niets meer te doen.
Het eerlijke antwoord op hoe concentreer ik me in een kantoortuin is dus niet een koptelefoon. De ruimte heeft je een gewoonte aangeleerd, en halverwege de ochtend is die gewoonte de grootste helft van het probleem.
Kernpunten
- Werk is standaard versnipperd: zo’n 11 minuten aan één draad voordat je wisselt, en 57% van die stukken onderbroken.
- Kantoortuinen verhogen de zelfonderbreking, dus de gewoonte overleeft het lawaai.
- Berichten bundelen hangt samen met een hoger ingeschatte productiviteit, maar niet met minder stress.
- Afstand wint van wilskracht: een andere kamer wint van een tas, en een tas van het bureau.
- Verdedig één beschermd stuk in plaats van de hele dag.
Vier dingen die standhouden
Niets ervan is exotisch, en alle vier worden ze beslist terwijl je rustig bent, voordat de dag ze op de proef stelt.
1. Kies één doel dat je hardop zou kunnen zeggen
Niet ‘aan de presentatie werken’. Eén zin die een collega zou begrijpen: het prijshoofdstuk, goed genoeg af om te versturen. Uit een sessie met een uitgesproken doel drijf je veel moeilijker weg, omdat het afdrijven zichtbaar wordt terwijl het gebeurt. Zonder doel ziet elk binnenkomend bericht eruit als een redelijk volgend ding om te doen, omdat er niets mee concurreert.
2. Bundel je berichten in plaats van eraan te knabbelen
Mark en collega’s volgden 40 kenniswerkers 12 werkdagen lang met computerlogs, biosensoren en dagelijkse vragenlijsten. Hoe langer de dagelijkse tijd in e-mail, hoe lager mensen hun eigen productiviteit inschatten en hoe hoger hun gemeten stress. In vaste blokken kijken in plaats van doorlopend hing samen met een hoger ingeschatte productiviteit.
Eén eerlijke kanttekening uit datzelfde onderzoek: ondanks de wijdverbreide bewering vonden de onderzoekers geen enkel bewijs dat bundelen de stress verlaagt. Zie het als een manier om meer af te krijgen, niet als een manier om je rustiger te voelen. Twee of drie keer kijken in een ochtend dekt bijna elke functie, en wat echt niet kan wachten bereikt je via de telefoon.
3. Maak het blok zichtbaar voor anderen
Een dichte deur is een signaal. In een kantoortuin moet je er zelf een bouwen: een terugkerend blok in de gedeelde agenda met een echte naam erop, een status die zegt hoe laat je terug bent, een koptelefoon waarvan het team heeft afgesproken dat hij nu niet betekent. Een collega moet in één oogopslag kunnen zien dat jou onderbreken iets kost, en de publieke toezegging maakt het ongemakkelijk om er stilletjes mee te stoppen.
Zeg wanneer je beschikbaar bent in plaats van dat je het niet bent. ‘Terug om 11 uur’ wordt gerespecteerd. ‘Niet storen’ wordt getest.
4. Leg de telefoon waar erbij komen je een stukje lopen kost
Onderzoekers aan de University of Texas at Austin deden experimenten met bijna 800 mensen, waarbij ze de beschikbare cognitieve capaciteit maten terwijl een telefoon op stil op het bureau lag, in een zak of tas zat, of in een andere kamer lag. Een andere kamer scoorde het best, zak of tas daarna, het bureau het slechtst. Scherm omhoog of omlaag maakte geen meetbaar verschil, en de telefoon uitzetten evenmin.
Op het werk betekent een andere kamer meestal een locker, een la aan de andere kant van de verdieping, of een tas waarvoor je moet opstaan. De afstand doet het werk, niet het gebaar. Hetzelfde bewijs toegepast op studeren staat hier.
Wat één beschermd stuk waard is
Mark, Stephen Voida en Armand Cardello sneden bij 13 mensen binnen een organisatie de e-mail vijf werkdagen lang volledig af, en volgden hen met computerlogs en gedragen hartslagmeters. Zonder e-mail wisselden mensen minder vaak van venster en bleven ze langer in elk venster, en de stress gemeten via de hartslagvariabiliteit was lager.
Niemand stelt voor dat jij een week lang je e-mail afsnijdt; het onderzoek deed het zodat jij dat niet hoeft. Wat het vaststelt is de omvang van de winst, en dat die in fracties komt. Eén beschermd uur is een kleinere versie van hetzelfde effect.
Het deel dat je niet kunt oplossen
Slack en e-mail zijn geen afleidingen binnen je werk, ze zijn er onderdeel van, en andere mensen zijn ervan afhankelijk. Geen enkele opzet laat ze verdwijnen, en advies dat zegt dat je ze moet blokkeren komt van iemand die je agenda niet heeft gezien. Het realistische doel is geen dag zonder berichten. Het zijn één of twee beschermde stukken binnen een dag die verder gewoon open blijft.
De beperking die niemand noemt
Mark, Mary Czerwinski en Shamsi Iqbal deden een veldstudie waarin 32 kenniswerkers een week lang bij gewoon werk software gebruikten om online afleidingen te blokkeren. De focus steeg significant op een gevalideerde maat, en in interviews benoemden mensen wat er was gestopt: rabbit-holing, het konijnenhol in — het bericht dat een artikel wordt dat een antwoord wordt dat twintig minuten wordt. De software maakte niemand sterker. Ze haalde de eerste stap uit de keten.
De resultaten waren niet unaniem, en het artikel zegt dat onomwonden: 17 mensen rapporteerden meer voordelen, 10 meer kosten, 4 waren neutraal, en het plezier ging omlaag. Sommigen, vooral degenen die hun werk al in de hand hadden, namen minder pauzes en meldden meer spanning.
Onder dit alles zit een structureel probleem dat geen enkel onderzoek voor je oplost. Bijna elke blokkade die je op het werk installeert, draait op de machine waarop je werkt, en dat is dezelfde machine waarop je hem ongedaan maakt. Vier seconden, één dialoogvenster, dezelfde persoon die de limiet opheft zodra die begint te knellen. Dat is geen blokkade, dat is een briefje aan jezelf, en hij faalt op het enige moment waarvoor hij ooit nodig was: de tien minuten voor het overleg waar je tegenop ziet. Waarom de ingebouwde middelen deze vorm hebben, staat hier.
Norma is één manier om dat gat te dichten. Het is een roestvrijstalen schijf die je op je bureau houdt: scan hem met je iPhone en de apps die je hebt gekozen verdwijnen, scan opnieuw en ze zijn terug. Omdat de uitschakelknop een voorwerp is en geen menu op de telefoon, is de schijf in een la laten liggen het hele handhavingsmechanisme. Norma blokkeert ook afleidende sites op een Mac, en dat is de helft die de meeste werkadviezen overslaan, want het tabblad waaraan je een middag kwijtraakt zit op de computer waarvoor je bent aangenomen. Eén aankoop, geen abonnement.
Bescherm één blok van de dag.
Scan de schijf, en de apps en sites die je tijd kosten verdwijnen tot je opnieuw scant.
Veelgestelde vragen.
- Hoe concentreer ik me op het werk?
- Bepaal één doel dat je hardop zou kunnen zeggen, bescherm er één stuk van de dag voor in plaats van de hele dag, bundel je berichten in twee of drie vaste momenten in plaats van eraan te knabbelen, en leg je telefoon ergens waar erbij komen je een stukje lopen kost. Focus op het werk is vooral een eigenschap van de opzet, niet van de persoon, omdat de omgeving is gebouwd om aandacht standaard te versnipperen.
- Hoe stop ik met afgeleid raken op het werk?
- Werk aan de keten in plaats van aan de losse afleiding. In een veldstudie van UC Irvine en Microsoft Research beschreven kenniswerkers die een week lang blokkeersoftware gebruikten wat er was gestopt als rabbit-holing: het bericht dat een artikel wordt dat een antwoord wordt. Haal de eerste stap weg en de rest van de keten gebeurt niet. Jezelf bij stap vier tegenhouden werkt bijna nooit, want dan ben je allang ergens anders.
- Hoe concentreer ik me in een kantoortuin?
- Een koptelefoon en een gereserveerde ruimte helpen minder dan mensen verwachten. Onderzoek dat 889 uur geobserveerde taakwisselingen bij drie technologiebedrijven analyseerde, vond dat mensen in kantoortuinen zichzelf vaker onderbreken, en dat onderbroken worden in het ene uur de zelfonderbrekingen in het volgende significant verhoogde. De ruimte leert je een gewoonte aan, dus de oplossing moet je eigen wisselen aanpakken en niet alleen dat van je collega’s: één uitgesproken doel, een zichtbaar signaal dat zegt hoe laat je terug bent, en berichten in blokken.
- Hoe doe ik geconcentreerd werk als mijn baan vol overleggen zit?
- Stop met de hele dag te verdedigen en verdedig er één stuk van. Een onderzoek dat de e-mail vijf werkdagen lang volledig afsneed vond dat mensen minder van venster wisselden, langer in elk venster bleven en minder stress hadden, gemeten via de hartslagvariabiliteit. Zo kan niemand permanent werken, maar het laat zien wat een beschermd blok waard is, en blokken komen in fracties. Negentig minuten in de agenda met een echte naam erop wint van de wens om ongestoord te zijn.
- Hoe stop ik met op mijn telefoon kijken op het werk?
- Afstand doet meer dan wilskracht. Experimenten aan de University of Texas at Austin met bijna 800 mensen vonden dat wie de telefoon in een andere kamer had het best scoorde op maten van beschikbare cognitieve capaciteit, vóór zak of tas en vóór het bureau. Elke telefoon stond op stil, en het maakte geen meetbaar verschil of het scherm omhoog of omlaag lag, of het toestel aan of uit stond. Op het werk betekent dat meestal een locker, een tas waarvoor je zou moeten opstaan, of een blokkade die je niet vanaf de telefoon zelf kunt opheffen.
- Waarom kan ik me niet meer concentreren op het werk?
- Omdat de baan zo is ingericht dat het niet lukt. Bij observatie van 24 kenniswerkers in hun eigen kantoren vonden onderzoekers van UC Irvine dat mensen ongeveer 11 minuten aan één draad werk bleven voordat ze wisselden, en dat 57% van die stukken werd onderbroken voordat ze afgelopen waren. Dat is geen disciplineprobleem, het is een beschrijving van de omgeving. Concentratie op het werk is iets dat je tegen de draad in moet opbouwen, niet iets dat de dag je geeft.
Bronnen
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · “No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work,” CHI 2005 (24 werkers; ~11 minuten per working sphere; 57,1% onderbroken)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · “Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption,” CHI 2011 (889 uur; kantoortuinen en zelfonderbreking)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · “A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email,” CHI 2012 (e-mail vijf werkdagen afgesneden; hartslagvariabiliteit)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · “Email Duration, Batching and Self-interruption,” CHI 2016 (40 werkers, 12 werkdagen; bundelen en stress)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · “Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions,” CHI 2018 (32 kenniswerkers, een week blokkeren)
- 6.The University of Texas at Austin · “The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward et al., McCombs School of Business)
