आप पूरी सुबह उस एक काम के लिए खाली रखते हैं जो सचमुच मायने रखता है। ग्यारह बजते-बजते आप चौदह संदेशों के जवाब दे चुके होते हैं, एक ऐसी कॉल में बैठ चुके होते हैं जो तीन पंक्तियों का टेक्स्ट हो सकती थी, और असली काम को दो बार छू पाए होते हैं। कुछ भी गलत नहीं हुआ। यह एक आम दिन था।
काम पर ध्यान लगाना कहीं और ध्यान लगाने से ज़्यादा कठिन समस्या है, और ज़्यादातर सलाहें इसकी वजह छोड़ देती हैं। घर पर आप फ़ोन को दराज़ में रख सकते हैं और लैपटॉप बंद कर सकते हैं। काम पर लैपटॉप ही काम है, संदेश ही काम हैं, और आपकी एकाग्रता तोड़ने वाला व्यक्ति वही सहकर्मी है जिससे आपको गुरुवार को कुछ चाहिए। यहाँ वह है जो असली कार्यस्थलों के भीतर हुए शोध ने पाया, और उसका क्या करना है।
काम बनावट से ही टुकड़ों में बँटा है
Gloria Mark और University of California, Irvine में उनके सहयोगियों ने 24 सूचना-कर्मियों को उनके अपने दफ़्तरों में मिनट-दर-मिनट देखा। लोग किसी दूसरे में जाने से पहले करीब 11 मिनट एक कार्य-क्षेत्र में बिताते थे, यानी काम के एक सुसंगत सिरे पर, और इनमें से 57% दौर खत्म होने से पहले ही टूट जाते थे।
यह माहौल का विवरण है, उसमें बैठे लोगों पर फ़ैसला नहीं। नौकरी खुले सिरों का एक समूह है, हर सिरे की अपनी समयसीमा और उससे कुछ चाहने वाले लोगों की कतार। टुकड़ों में बँटना ही ठहराव की स्थिति है, और एकाग्रता पूरे कमरे के उलट चलती है। एक अकेली बाधा की पूरी कीमत यहाँ है।
खुला ऑफ़िस आपको दो बार टोकता है
खुले ऑफ़िस की ज़ाहिर कीमत आपके कंधे के पास खड़ा सहकर्मी है। नापी गई कीमत इससे अजीब है।
Laura Dabbish, Gloria Mark और Victor González ने तीन तकनीकी कंपनियों के 36 लोगों में देखे गए काम-बदलने के 889 घंटों का विश्लेषण किया। उन्होंने पाया कि खुले ऑफ़िस के माहौल में लोग खुद को ज़्यादा दर से टोकते हैं। यह नहीं कि दूसरों ने उन्हें ज़्यादा बार टोका। बल्कि यह कि उन्होंने अपनी बाधाएँ खुद ज़्यादा पैदा कीं।
तंत्र उन्हीं आँकड़ों में दिखा: एक घंटे में बाहर से आई बाधाओं ने अगले घंटे में खुद की पैदा की बाधाओं को उल्लेखनीय रूप से बढ़ा दिया। खींचे जाना आपको खुद को खींचना सिखा देता है। कंधे पर थपकी के एक घंटे बाद बाधाएँ आप खुद पैदा कर रहे होते हैं, और कमरे को कुछ करने की ज़रूरत ही नहीं रहती।
इसलिए खुले ऑफ़िस में ध्यान कैसे लगाएँ का ईमानदार जवाब हेडफ़ोन नहीं है। कमरे ने आपमें एक आदत गढ़ दी है, और सुबह के बीचोंबीच वही आदत समस्या का बड़ा आधा हिस्सा बन जाती है।
मुख्य बातें
- काम डिफ़ॉल्ट रूप से टुकड़ों में बँटा है: बदलने से पहले एक सिरे पर करीब 11 मिनट, और उनमें से 57% दौर टूट जाते हैं।
- खुले ऑफ़िस खुद की पैदा की बाधाएँ बढ़ाते हैं, इसलिए आदत शोर के बाद भी बनी रहती है।
- संदेशों को बैच में देखना ऊँची आँकी गई उत्पादकता से जुड़ा है, कम तनाव से नहीं।
- दूरी संकल्प से जीतती है: दूसरा कमरा बैग से बेहतर, बैग मेज़ से बेहतर।
- पूरे दिन के बजाय एक सुरक्षित दौर की हिफ़ाज़त करें।
चार चीज़ें जो टिकती हैं
इनमें कुछ भी अनोखा नहीं है, और चारों तब तय होती हैं जब आप शांत होते हैं, इससे पहले कि दिन उन्हें परखे।
1. एक ऐसा लक्ष्य चुनें जिसे आप बोलकर कह सकें
यह नहीं कि “प्रेज़ेंटेशन पर काम करना है”। एक वाक्य जो कोई सहकर्मी समझ ले: कीमतों वाला हिस्सा, इतना पूरा कि भेजा जा सके। जिस दौर का लक्ष्य कहा जा चुका हो, उससे भटकना कहीं ज़्यादा मुश्किल है, क्योंकि भटकाव होते हुए ही दिख जाता है। इसके बिना हर आता हुआ संदेश करने लायक अगली वाजिब चीज़ लगता है, क्योंकि उससे कुछ मुकाबला ही नहीं कर रहा।
2. संदेशों को चरते रहने के बजाय बैच में देखें
Mark और सहयोगियों ने कंप्यूटर लॉग, बायोसेंसर और रोज़ के सर्वेक्षणों से 40 सूचना-कर्मियों को 12 कार्यदिवसों तक ट्रैक किया। ईमेल पर रोज़ाना जितना ज़्यादा समय जाता, लोग अपनी उत्पादकता को उतना ही नीचे आँकते और उनका नापा गया तनाव उतना ही ऊपर होता। लगातार देखते रहने के बजाय तय ब्लॉकों में देखना ऊँची आँकी गई उत्पादकता से जुड़ा था।
उसी अध्ययन से एक ईमानदार चेतावनी: व्यापक दावे के बावजूद, शोधकर्ताओं को इसका कोई प्रमाण नहीं मिला कि बैच में देखने से तनाव घटता है। इसे ज़्यादा काम निपटाने का तरीका मानिए, ज़्यादा शांत महसूस करने का नहीं। एक सुबह में दो या तीन बार देख लेना लगभग हर भूमिका के लिए काफ़ी है, और जो सचमुच इंतज़ार नहीं कर सकता वह फ़ोन पर आपको मिल जाएगा।
3. उस ब्लॉक को दूसरों के लिए दिखने वाला बनाइए
बंद दरवाज़ा एक संकेत है। खुले ऑफ़िस में वह संकेत आपको खुद बनाना पड़ता है: साझा कैलेंडर में असली नाम वाला एक दोहराया जाने वाला ब्लॉक, एक स्टेटस जो बताए कि आप कब लौटेंगे, और ऐसे हेडफ़ोन जिनके बारे में टीम मान चुकी हो कि उनका मतलब है अभी नहीं। सहकर्मी को एक नज़र में दिख जाना चाहिए कि आपको टोकने की कीमत है, और सार्वजनिक वादा उसे चुपचाप छोड़ देना असहज बना देता है।
यह कहिए कि आप कब उपलब्ध होंगे, यह नहीं कि आप अनुपलब्ध हैं। “ग्यारह बजे लौटूँगा” का सम्मान होता है। “परेशान न करें” को परखा जाता है।
4. फ़ोन वहाँ रखिए जहाँ तक पहुँचना आपको एक चक्कर लगवाए
University of Texas at Austin के शोधकर्ताओं ने करीब 800 लोगों के साथ प्रयोग किए, और उपलब्ध संज्ञानात्मक क्षमता मापी जब साइलेंट फ़ोन मेज़ पर, जेब या बैग में, या किसी दूसरे कमरे में रखा था। सबसे अच्छा रहा दूसरा कमरा, उसके बाद जेब या बैग, सबसे खराब मेज़। स्क्रीन ऊपर हो या नीचे, इससे कोई नापी जा सकने वाला फ़र्क नहीं पड़ा, और न ही फ़ोन बंद कर देने से।
काम पर दूसरे कमरे का मतलब आमतौर पर एक लॉकर होता है, फ़्लोर के दूसरे सिरे की कोई दराज़, या ऐसा बैग जिस तक पहुँचने के लिए आपको उठना पड़े। काम दूरी करती है, इशारा नहीं। यही प्रमाण पढ़ाई पर लागू करके यहाँ देखिए।
एक सुरक्षित दौर की कीमत क्या है
Mark, Stephen Voida और Armand Cardello ने एक संस्था के भीतर 13 लोगों का ईमेल पाँच कार्यदिवसों के लिए पूरी तरह काट दिया, और कंप्यूटर लॉग तथा पहनने वाले हृदय-गति मॉनिटरों से उन्हें ट्रैक किया। ईमेल के बिना लोगों ने विंडो कम बार बदलीं और हर एक में ज़्यादा देर टिके, और हृदय-गति परिवर्तनशीलता से नापा गया तनाव कम रहा।
कोई यह नहीं कह रहा कि आप एक हफ़्ते के लिए ईमेल काट दें; अध्ययन ने वह इसलिए किया ताकि आपको न करना पड़े। वह जो तय करता है वह है इनाम का आकार, और यह कि वह अंशों में भी मिलता है। एक सुरक्षित घंटा उसी असर का छोटा रूप है।
वह हिस्सा जो आप ठीक नहीं कर सकते
Slack और ईमेल आपके काम में भटकाव नहीं हैं, वे काम का हिस्सा हैं, और दूसरे लोग उन पर निर्भर हैं। कोई इंतज़ाम उन्हें गायब नहीं कर सकता, और उन्हें ब्लॉक करने की सलाह उसी की है जिसने आपका कैलेंडर नहीं देखा। यथार्थवादी लक्ष्य संदेशों से रहित दिन नहीं है। यह ऐसे दिन के भीतर एक या दो सुरक्षित दौर हैं जो बाकी समय खुला ही रहता है।
वह सीमा जिसका ज़िक्र कोई नहीं करता
Mark, Mary Czerwinski और Shamsi Iqbal ने एक क्षेत्रीय अध्ययन किया जिसमें 32 सूचना-कर्मियों ने आम काम के एक हफ़्ते तक ऑनलाइन भटकाव रोकने के लिए सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल किया। एक प्रमाणित पैमाने पर फ़ोकस उल्लेखनीय रूप से बढ़ा, और साक्षात्कारों में लोगों ने उस चीज़ का नाम लिया जो रुक गई थी: खरगोश की माँद में उतरना, यानी वह संदेश जो लेख बन जाता है, जो जवाब बन जाता है, जो बीस मिनट बन जाता है। सॉफ़्टवेयर ने किसी को मज़बूत नहीं बनाया। उसने बस उस कड़ी का पहला कदम हटा दिया।
नतीजे सर्वसम्मत नहीं थे, और शोधपत्र यह साफ़ कहता है: 17 लोगों ने ज़्यादा फ़ायदे बताए, 10 ने ज़्यादा नुकसान, 4 तटस्थ रहे, और काम का आनंद घट गया। कुछ लोगों ने, ज़्यादातर वे जिनका अपने काम पर पहले से नियंत्रण था, कम ब्रेक लिए और ज़्यादा तनाव बताया।
इन सबके नीचे एक ढाँचागत समस्या बैठी है जिसे कोई अध्ययन आपके लिए हल नहीं कर सकता। काम पर आप जो भी ब्लॉक लगाते हैं वह लगभग हमेशा उसी मशीन पर चलता है जिससे आप काम करते हैं, यानी उसी मशीन पर जिससे आप उसे हटा भी देते हैं। चार सेकंड, एक डायलॉग, और वही व्यक्ति उसी पल सीमा उठा देता है जब वह चुभने लगती है। यह ब्लॉक नहीं है, यह खुद के लिए लिखी एक पर्ची है, और यह ठीक उसी अकेले पल में नाकाम होती है जिसके लिए कभी इसकी ज़रूरत थी: उस मीटिंग से पहले के दस मिनट जिससे आप घबरा रहे हैं। अंतर्निर्मित उपकरणों का यह रूप क्यों है, यहाँ देखिए।
उस खाई को पाटने का एक तरीका Norma है। यह स्टेनलेस स्टील की एक डिस्क है जिसे आप मेज़ पर रखते हैं: उसे अपने iPhone से स्कैन कीजिए और आपके चुने हुए ऐप्स गायब हो जाते हैं, दोबारा स्कैन कीजिए और वे लौट आते हैं। चूँकि ऑफ़ स्विच फ़ोन का कोई मेन्यू नहीं बल्कि एक वस्तु है, डिस्क को दराज़ में छोड़ देना ही पूरा अमल-तंत्र है। यह Mac पर भटकाने वाली साइटों को भी ब्लॉक करता है, यानी वह आधा हिस्सा जिसे काम से जुड़ी ज़्यादातर सलाहें छोड़ देती हैं, क्योंकि जिस टैब में आपकी पूरी दोपहर चली जाती है वह उसी कंप्यूटर पर है जिसे इस्तेमाल करने के लिए आपको रखा गया था। एक बार की खरीद, कोई सब्सक्रिप्शन नहीं।
दिन के एक ब्लॉक की हिफ़ाज़त करें।
डिस्क स्कैन कीजिए, और जो ऐप्स और साइटें आपको महँगी पड़ती हैं वे तब तक गायब रहती हैं जब तक आप दोबारा स्कैन न करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल।
- काम पर ध्यान कैसे लगाएँ?
- एक ऐसा लक्ष्य तय कीजिए जिसे आप बोलकर कह सकें, पूरे दिन के बजाय उसके लिए दिन का एक दौर सुरक्षित कीजिए, संदेशों को चरते रहने के बजाय दो या तीन तय बार में देखिए, और फ़ोन वहाँ रखिए जहाँ तक पहुँचना आपको एक चक्कर लगवाए। काम पर फ़ोकस ज़्यादातर इंतज़ाम की विशेषता है, व्यक्ति की नहीं, क्योंकि माहौल ही ध्यान को डिफ़ॉल्ट रूप से टुकड़ों में बाँटने के लिए बना है।
- काम पर भटकना कैसे बंद करूँ?
- अलग-अलग भटकाव के बजाय पूरी कड़ी पर काम कीजिए। UC Irvine और Microsoft Research के एक क्षेत्रीय अध्ययन में, जिन सूचना-कर्मियों ने एक हफ़्ते तक ब्लॉक करने वाला सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल किया, उन्होंने रुकी हुई चीज़ को खरगोश की माँद में उतरना बताया: वह संदेश जो लेख बन जाता है, जो जवाब बन जाता है। पहला कदम हटा दीजिए और बाकी कड़ी होती ही नहीं। चौथे कदम पर खुद को रोकने की कोशिश लगभग कभी काम नहीं आती, क्योंकि तब तक आप कहीं और पहुँच चुके होते हैं।
- खुले ऑफ़िस में ध्यान कैसे लगाएँ?
- हेडफ़ोन और बुक किया हुआ कमरा उतना नहीं बचाते जितना लोग उम्मीद करते हैं। तीन तकनीकी कंपनियों में देखे गए काम-बदलने के 889 घंटों का विश्लेषण करने वाले शोध ने पाया कि खुले ऑफ़िस में लोग खुद को ज़्यादा दर से टोकते हैं, और एक घंटे में टोके जाने से अगले घंटे में खुद की पैदा की बाधाएँ उल्लेखनीय रूप से बढ़ जाती हैं। कमरा आपमें एक आदत गढ़ देता है, इसलिए इलाज को आपके अपने बदलने पर असर डालना होगा, सिर्फ़ सहकर्मियों पर नहीं: एक कहा हुआ लक्ष्य, एक दिखने वाला संकेत जो बताए कि आप कब लौटेंगे, और ब्लॉकों में देखे गए संदेश।
- जब नौकरी मीटिंगों से भरी हो तो गहरा काम कैसे करूँ?
- पूरे दिन को बचाने की कोशिश छोड़िए और उसका एक दौर बचाइए। पाँच कार्यदिवसों तक ईमेल पूरी तरह काट देने वाले एक अध्ययन ने पाया कि लोगों ने विंडो कम बार बदलीं, हर एक में ज़्यादा देर टिके, और हृदय-गति परिवर्तनशीलता से नापा गया उनका तनाव कम रहा। कोई भी हमेशा ऐसे काम नहीं कर सकता, पर इससे पता चलता है कि एक सुरक्षित ब्लॉक की कीमत क्या है, और ब्लॉक अंशों में भी मिलते हैं। कैलेंडर में असली नाम के साथ नब्बे मिनट, बिना टोका-टाकी की उम्मीद से बेहतर हैं।
- काम पर फ़ोन देखना कैसे बंद करूँ?
- दूरी इच्छाशक्ति से ज़्यादा करती है। University of Texas at Austin में करीब 800 लोगों के साथ हुए प्रयोगों में पाया गया कि जिनके फ़ोन दूसरे कमरे में थे उन्होंने उपलब्ध संज्ञानात्मक क्षमता के पैमानों पर सबसे अच्छा किया, जेब या बैग से आगे, और मेज़ से आगे। हर फ़ोन साइलेंट था, और इससे कोई नापी जा सकने वाला फ़र्क नहीं पड़ा कि वह स्क्रीन ऊपर पड़ा था या नीचे, या चालू था या बंद। काम पर इसका मतलब आमतौर पर एक लॉकर होता है, ऐसा बैग जिस तक पहुँचने के लिए आपको उठना पड़े, या ऐसा ब्लॉक जिसे आप फ़ोन से ही नहीं हटा सकते।
- मैं काम पर अब एकाग्र क्यों नहीं हो पाता?
- क्योंकि नौकरी की बनावट ही इसे रोकने की है। 24 सूचना-कर्मियों को उनके अपने दफ़्तरों में देखते हुए UC Irvine के शोधकर्ताओं ने पाया कि लोग बदलने से पहले काम के एक सिरे पर करीब 11 मिनट बिताते थे, और उनमें से 57% दौर खत्म होने से पहले टूट जाते थे। यह अनुशासन की समस्या नहीं, यह माहौल का विवरण है। काम पर एकाग्रता वह चीज़ है जिसे धारा के उलट बनाना पड़ता है, न कि जो दिन आपको दे देता है।
स्रोत
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · “No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work,” CHI 2005 (24 कर्मी; प्रति कार्य-क्षेत्र करीब 11 मिनट; 57.1% बाधित)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · “Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption,” CHI 2011 (889 घंटे; खुले ऑफ़िस और खुद की पैदा की बाधाएँ)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · “A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email,” CHI 2012 (पाँच कार्यदिवसों तक ईमेल बंद; हृदय-गति परिवर्तनशीलता)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · “Email Duration, Batching and Self-interruption,” CHI 2016 (40 कर्मी, 12 कार्यदिवस; बैचिंग और तनाव)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · “Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions,” CHI 2018 (32 सूचना-कर्मी, एक हफ़्ते की ब्लॉकिंग)
- 6.University of Texas at Austin · “The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward et al., McCombs School of Business)
