Vous bloquez votre matinée pour la seule tâche qui compte vraiment. À onze heures, vous avez répondu à quatorze messages, subi un appel qui aurait tenu en trois lignes de texte, et touché deux fois au vrai travail. Rien n’a dérapé. C’était une journée normale.
Se concentrer au travail est un problème plus difficile que se concentrer ailleurs, et la plupart des conseils passent à côté de la raison. Chez vous, vous pouvez mettre le téléphone dans un tiroir et fermer l’ordinateur. Au travail, l’ordinateur est le travail, les messages sont le travail, et la personne qui brise votre concentration est un collègue dont vous aurez besoin jeudi. Voici ce que la recherche menée à l’intérieur de vrais lieux de travail a trouvé, et quoi en faire.
Le travail est fragmenté par construction
Gloria Mark et ses collègues de l’université de Californie à Irvine ont observé 24 travailleurs de l’information minute par minute, dans leurs propres bureaux. Les personnes passaient environ 11 minutes dans une même working sphere, c’est-à-dire un seul fil de travail cohérent, avant de basculer vers une autre, et 57% de ces plages étaient interrompues avant leur terme.
C’est une description de l’environnement, pas un verdict sur les personnes qui y travaillent. Un poste, c’est un ensemble de fils ouverts, chacun avec une échéance et une file de gens qui en attendent quelque chose. La fragmentation est l’état de repos, et la concentration va à contre-courant de la pièce. Le prix complet d’une seule interruption est ici.
L’open space vous interrompt deux fois
Le coût évident d’un open space, c’est le collègue par-dessus votre épaule. Le coût mesuré est plus étrange.
Laura Dabbish, Gloria Mark et Victor González ont analysé 889 heures de changements de tâche observés chez 36 personnes réparties dans trois entreprises technologiques. Ils ont constaté que, dans un environnement de bureau ouvert, les gens s’interrompent eux-mêmes plus souvent. Non pas qu’ils étaient interrompus plus souvent par les autres. Qu’ils produisaient davantage de leurs propres interruptions.
Le mécanisme apparaît dans les mêmes données : les interruptions externes survenues dans une heure augmentaient significativement les auto-interruptions de l’heure suivante. Être tiré hors de son travail vous apprend à vous en tirer vous-même. Une heure après la tape sur l’épaule, vous produisez les interruptions tout seul, et la pièce n’a plus rien à faire.
La réponse honnête à comment se concentrer en open space n’est donc pas le casque. La pièce vous a inculqué une habitude, et en milieu de matinée cette habitude est la plus grosse moitié du problème.
À retenir
- Le travail est fragmenté par défaut : environ 11 minutes sur un même fil avant de basculer, et 57% de ces plages interrompues.
- L’open space augmente les auto-interruptions : l’habitude survit au bruit.
- Regrouper les messages est associé à une productivité perçue plus élevée, mais pas à moins de stress.
- La distance l’emporte sur la volonté : une autre pièce fait mieux qu’un sac, qui fait mieux que le bureau.
- Défendez une seule plage protégée plutôt que la journée entière.
Quatre choses qui tiennent
Rien d’exotique là-dedans, et les quatre se décident pendant que vous êtes calme, avant que la journée ne les mette à l’épreuve.
1. Choisissez un objectif que vous pourriez énoncer à voix haute
Pas « avancer sur la présentation ». Une phrase qu’un collègue comprendrait : la partie tarifs, finie assez proprement pour être envoyée. Une séance avec une cible annoncée est bien plus difficile à quitter à la dérive, parce que la dérive devient visible pendant qu’elle se produit. Sans cible, chaque message qui arrive ressemble à une chose raisonnable à faire ensuite, parce que rien ne lui fait concurrence.
2. Regroupez vos messages au lieu de les grignoter
Mark et ses collègues ont suivi 40 travailleurs de l’information pendant 12 jours ouvrés, à l’aide de journaux d’activité informatiques, de biocapteurs et de questionnaires quotidiens. Plus le temps quotidien passé sur l’e-mail était long, plus les personnes jugeaient leur propre productivité faible et plus leur stress mesuré était élevé. Relever ses messages par blocs définis plutôt qu’en continu était associé à une productivité perçue plus élevée.
Une réserve honnête, tirée de la même étude : malgré ce qu’on lit partout, les chercheurs n’ont trouvé aucune preuve que ce regroupement fasse baisser le stress. Voyez-y un moyen d’abattre plus de travail, pas un moyen de vous sentir plus calme. Deux ou trois relevés dans une matinée suffisent à presque n’importe quel poste, et ce qui ne peut vraiment pas attendre vous parviendra par téléphone.
3. Rendez la plage visible pour les autres
Une porte fermée est un signal. En open space, il faut en fabriquer un : un créneau récurrent dans l’agenda partagé, avec un vrai nom dessus, un statut qui indique votre heure de retour, un casque dont l’équipe a convenu qu’il veut dire pas maintenant. Un collègue doit pouvoir voir d’un coup d’œil que vous interrompre a un coût, et l’engagement public rend gênant le fait d’abandonner discrètement.
Dites quand vous serez disponible plutôt que d’annoncer que vous ne l’êtes pas. « De retour à 11 h » est respecté. « Ne pas déranger » est testé.
4. Mettez le téléphone là où l’atteindre vous coûte quelques pas
Des chercheurs de l’université du Texas à Austin ont mené des expériences avec près de 800 personnes, en mesurant la capacité cognitive disponible pendant qu’un téléphone en silencieux se trouvait sur le bureau, dans une poche ou un sac, ou dans une autre pièce. L’autre pièce a obtenu les meilleurs résultats, la poche ou le sac ensuite, le bureau le pire. Face visible ou face cachée n’a fait aucune différence mesurable, et éteindre le téléphone non plus.
Au travail, une autre pièce signifie en général un casier, un tiroir à l’autre bout du plateau, ou un sac qu’il faut se lever pour atteindre. C’est la distance qui travaille, pas le geste. Les mêmes données appliquées aux révisions sont ici.
Ce que vaut une seule plage protégée
Mark, Stephen Voida et Armand Cardello ont coupé complètement l’e-mail pendant cinq jours ouvrés à 13 personnes au sein d’une organisation, en les suivant avec des journaux d’activité informatiques et des moniteurs de fréquence cardiaque portés sur eux. Sans e-mail, les personnes changeaient de fenêtre moins souvent et restaient plus longtemps dans chacune, et le stress mesuré par la variabilité de la fréquence cardiaque était plus faible.
Personne ne vous suggère de couper l’e-mail pendant une semaine ; l’étude l’a fait pour que vous n’ayez pas à le faire. Ce qu’elle établit, c’est la taille du gain, et le fait qu’il se découpe en fractions. Une heure protégée est une version réduite du même effet.
La part que vous ne pouvez pas régler
Slack et l’e-mail ne sont pas des distractions dans votre travail, ils en font partie, et d’autres personnes en dépendent. Aucun dispositif ne les fait disparaître, et le conseil qui vous dit de les bloquer vient de quelqu’un qui n’a pas vu votre agenda. L’objectif réaliste n’est pas une journée sans messages. C’est une ou deux plages protégées à l’intérieur d’une journée qui, pour le reste, demeure ouverte.
La limite dont personne ne parle
Mark, Mary Czerwinski et Shamsi Iqbal ont mené une étude de terrain dans laquelle 32 travailleurs de l’information ont utilisé un logiciel pour bloquer les distractions en ligne pendant une semaine de travail ordinaire. La concentration a augmenté significativement sur une mesure validée, et en entretien les personnes ont nommé ce qui s’était arrêté : le rabbit-holing, l’enchaînement où le message devient un article, qui devient une réponse, qui devient vingt minutes. Le logiciel n’a rendu personne plus fort. Il a supprimé la première marche de l’enchaînement.
Les résultats n’étaient pas unanimes, et l’article le dit sans détour : 17 personnes ont rapporté davantage de bénéfices, 10 davantage d’inconvénients, 4 étaient neutres, et le plaisir au travail a diminué. Certaines, surtout celles qui maîtrisaient déjà leur travail, prenaient moins de pauses et rapportaient plus de tension.
Sous tout cela se trouve un problème structurel qu’aucune étude ne réglera à votre place. Presque tous les blocages que vous installez au travail tournent sur la machine depuis laquelle vous travaillez, c’est-à-dire la même machine depuis laquelle vous les défaites. Quatre secondes, une boîte de dialogue, la même personne qui lève la limite au moment où elle commence à mordre. Ce n’est pas un blocage, c’est un pense-bête, et il échoue au seul moment où il aurait servi : les dix minutes avant la réunion que vous redoutez. Pourquoi les outils intégrés ont cette forme, c’est ici.
Norma est une façon de combler cet écart. C’est un disque en acier inoxydable que vous gardez sur le bureau : scannez-le avec votre iPhone et les applications que vous avez choisies disparaissent, scannez-le à nouveau et elles reviennent. Comme l’interrupteur est un objet et non un menu du téléphone, laisser le disque dans un tiroir constitue à lui seul tout le mécanisme d’application. Norma bloque aussi les sites distrayants sur un Mac, la moitié que la plupart des conseils sur le travail passent sous silence, puisque l’onglet dans lequel vous perdez un après-midi se trouve sur l’ordinateur que l’on vous a confié pour travailler. Un seul achat, sans abonnement.
Protégez une plage de votre journée.
Scannez le disque, et les applications et les sites qui vous coûtent disparaissent jusqu’au prochain scan.
Questions fréquentes.
- Comment se concentrer au travail ?
- Fixez un objectif que vous pourriez énoncer à voix haute, protégez-lui une seule plage de la journée plutôt que la journée entière, regroupez vos messages en deux ou trois relevés définis au lieu de les grignoter, et posez votre téléphone quelque part qui vous coûte quelques pas. La concentration au travail est surtout une propriété du dispositif, pas de la personne, parce que l’environnement est construit pour fragmenter l’attention par défaut.
- Comment arrêter d’être distrait au travail ?
- Travaillez sur l’enchaînement plutôt que sur la distraction isolée. Dans une étude de terrain menée par UC Irvine et Microsoft Research, des travailleurs de l’information ayant utilisé un logiciel de blocage pendant une semaine ont décrit ce qui s’était arrêté comme du rabbit-holing : le message qui devient un article, qui devient une réponse. Supprimez la première marche et le reste de l’enchaînement n’a pas lieu. Essayer de s’arrêter à la quatrième ne marche presque jamais, parce qu’à ce moment-là vous êtes déjà ailleurs.
- Comment se concentrer en open space ?
- Le casque et la salle réservée aident moins qu’on ne le croit. Une recherche analysant 889 heures de changements de tâche observés dans trois entreprises technologiques a montré que les personnes en open space s’interrompent elles-mêmes plus souvent, et qu’être interrompu pendant une heure augmentait significativement les auto-interruptions de l’heure suivante. La pièce vous inculque une habitude : la correction doit donc porter sur vos propres basculements, pas seulement sur ceux de vos collègues — un objectif annoncé, un signal visible qui indique votre heure de retour, et des messages relevés par blocs.
- Comment faire du travail en profondeur quand mon poste est plein de réunions ?
- Arrêtez de vouloir défendre la journée entière et défendez-en une plage. Une étude qui a coupé complètement l’e-mail pendant cinq jours ouvrés a constaté que les personnes changeaient moins de fenêtre, restaient plus longtemps dans chacune, et présentaient un stress plus faible mesuré par la variabilité de la fréquence cardiaque. Personne ne peut travailler ainsi en permanence, mais cela montre ce que vaut une plage protégée, et ces plages se prennent en fractions. Quatre-vingt-dix minutes dans l’agenda avec un vrai nom dessus valent mieux qu’une aspiration à ne pas être dérangé.
- Comment arrêter de regarder son téléphone au travail ?
- La distance fait plus que la volonté. Des expériences menées à l’université du Texas à Austin avec près de 800 personnes ont montré que celles dont le téléphone se trouvait dans une autre pièce obtenaient les meilleurs résultats aux mesures de capacité cognitive disponible, devant la poche ou le sac, devant le bureau. Tous les téléphones étaient en silencieux, et il n’y a eu aucune différence mesurable selon que l’appareil était face visible ou face cachée, allumé ou éteint. Au travail, cela signifie en général un casier, un sac qu’il faudrait se lever pour atteindre, ou un blocage que vous ne pouvez pas lever depuis le téléphone lui-même.
- Pourquoi est-ce que je n’arrive plus à me concentrer au travail ?
- Parce que le poste est structuré pour l’empêcher. En observant 24 travailleurs de l’information dans leurs propres bureaux, des chercheurs d’UC Irvine ont constaté que les personnes passaient environ 11 minutes sur un même fil de travail avant de basculer, et que 57% de ces plages étaient interrompues avant leur terme. Ce n’est pas un problème de discipline, c’est une description de l’environnement. La concentration au travail est quelque chose qu’il faut construire à contre-courant, pas quelque chose que la journée vous donne.
Sources
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · « No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work », CHI 2005 (24 travailleurs ; ~11 minutes par working sphere ; 57,1% interrompues)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · « Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption », CHI 2011 (889 heures ; bureaux ouverts et auto-interruption)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · « A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email », CHI 2012 (e-mail coupé pendant cinq jours ouvrés ; variabilité de la fréquence cardiaque)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · « Email Duration, Batching and Self-interruption », CHI 2016 (40 travailleurs, 12 jours ouvrés ; regroupement et stress)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · « Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions », CHI 2018 (32 travailleurs de l’information, une semaine de blocage)
- 6.The University of Texas at Austin · « The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows » (Adrian Ward et al., McCombs School of Business)
