Para concentrarte en el trabajo, protege un tramo del día en lugar del día entero: elige un objetivo que puedas decir en voz alta, revisa los mensajes en dos o tres tandas y deja el móvil en un sitio que te obligue a levantarte. El trabajo de oficina está fragmentado por defecto, así que la concentración hay que prepararla de antemano en lugar de esperar que llegue.
Concentrarte en el trabajo es un problema más difícil que concentrarte en cualquier otro sitio, y casi todos los consejos se saltan la razón. En casa puedes meter el móvil en un cajón y cerrar el portátil. En el trabajo el portátil es el trabajo, los mensajes son el trabajo, y la persona que te rompe la concentración es un compañero al que el jueves le pedirás algo. A continuación: lo que encontró la investigación dentro de lugares de trabajo reales, y qué hacer con ello.
El trabajo está fragmentado por diseño
Gloria Mark y sus colegas de la Universidad de California en Irvine observaron minuto a minuto a 24 trabajadores del conocimiento en sus propias oficinas. Las personas pasaban unos 11 minutos en una misma working sphere, es decir, un único hilo coherente de trabajo, antes de cambiar a otra, y el 57% de esos tramos se interrumpía antes de terminar.
Esto describe el entorno más que a quienes trabajan en él. Un puesto es un conjunto de hilos abiertos, cada uno con una fecha límite y una cola de gente que espera algo de él. La fragmentación es el estado de reposo, y la concentración va a contrapelo de la sala. Aquí está el precio completo de una sola interrupción.
La oficina abierta te interrumpe dos veces
El coste evidente de una oficina abierta es el compañero asomado a tu hombro. El coste medido es menos evidente.
Laura Dabbish, Gloria Mark y Victor González analizaron 889 horas de cambios de tarea observados en 36 personas de tres empresas tecnológicas. Encontraron que las personas en entornos de oficina abierta se interrumpen a sí mismas con más frecuencia. El hallazgo se refiere a las interrupciones que generaban ellas mismas, no a las que venían de los demás.
El mecanismo apareció en los mismos datos: las interrupciones externas de una hora aumentaban de forma significativa las autointerrupciones de la hora siguiente. Las interrupciones de fuera crean el hábito de interrumpirte tú. Una hora después del toque en el hombro, estás produciendo tú las interrupciones.
Así que los auriculares solo responden en parte a cómo me concentro en una oficina abierta. La sala te ha entrenado un hábito, y a media mañana ese hábito es la mitad más grande del problema.
Puntos clave
- El trabajo está fragmentado por defecto: unos 11 minutos en un mismo hilo antes de cambiar, y el 57% de esos tramos interrumpidos.
- Las oficinas abiertas aumentan la autointerrupción, así que el hábito dura más que el ruido.
- Agrupar los mensajes se asocia con más productividad percibida, pero no con menos estrés.
- La distancia ayuda más que la voluntad: otra habitación gana a una mochila, y la mochila gana a la mesa.
- Defiende un solo tramo protegido en lugar del día entero.
Cuatro cosas que aguantan
Las cuatro se deciden mientras estás tranquilo, antes de que el día las ponga a prueba.
1. Elige un objetivo que pudieras decir en voz alta
No «avanzar con la presentación». Una frase que un compañero entendería: la sección de precios, terminada lo bastante bien como para enviarla. De una sesión con un objetivo declarado cuesta mucho más salirse a la deriva, porque la deriva se vuelve visible mientras ocurre. Sin él, cada mensaje que llega parece una cosa razonable que hacer a continuación, porque nada compite con él.
2. Agrupa tus mensajes en vez de picotearlos
Mark y sus colegas siguieron a 40 trabajadores del conocimiento durante 12 días laborables con registros del ordenador, biosensores y cuestionarios diarios. Cuanto más largo era el tiempo diario dedicado al correo, peor valoraban las personas su propia productividad y más alto era su estrés medido. Mirarlo en bloques definidos en lugar de continuamente se asociaba con una productividad percibida más alta.
Una salvedad de ese mismo estudio: pese a lo que se repite por todas partes, los investigadores no encontraron ninguna prueba de que agrupar reduzca el estrés. Tómalo como una forma de sacar más trabajo, no como una forma de sentirte más tranquilo. Dos o tres revisiones a lo largo de una mañana cubren casi cualquier puesto, y lo que no puede esperar te llegará por teléfono.
3. Haz que el bloque sea visible para los demás
Una puerta cerrada es una señal. En una oficina abierta tienes que fabricarte una: un bloque recurrente en el calendario compartido con un nombre real, un estado que diga a qué hora vuelves, unos auriculares que el equipo haya aceptado que significan ahora no. Un compañero debería ver de un vistazo que interrumpirte cuesta algo, y el compromiso público hace incómodo abandonarlo sin que nadie se dé cuenta.
Di cuándo estarás disponible en lugar de decir que no lo estás. «Vuelvo a las 11» se respeta. «No molestar» se pone a prueba.
4. Pon el móvil donde alcanzarlo te cueste unos pasos
Un equipo de la Universidad de Texas en Austin hizo experimentos con casi 800 personas, midiendo la capacidad cognitiva disponible mientras un móvil silenciado estaba sobre la mesa, en un bolsillo o en la mochila, o en otra habitación. Otra habitación obtuvo los mejores resultados, después el bolsillo o la mochila, y la mesa lo peor. Boca arriba o boca abajo no supuso ninguna diferencia medible, y apagar el móvil tampoco.
En el trabajo, otra habitación suele significar una taquilla, un cajón al otro extremo de la planta, o una mochila que tengas que levantarte para alcanzar. Lo que cuenta es la distancia. Aquí están las mismas pruebas aplicadas al estudio.
Lo que vale un solo tramo protegido
Mark, Stephen Voida y Armand Cardello cortaron el correo por completo durante cinco días laborables a 13 personas dentro de una organización, siguiéndolas con registros del ordenador y monitores de frecuencia cardiaca que llevaban puestos. Sin correo, las personas cambiaban de ventana con menos frecuencia y se quedaban más tiempo en cada una, y el estrés medido a través de la variabilidad de la frecuencia cardiaca era más bajo.
No hace falta que cortes el correo durante una semana. El estudio muestra el tamaño de la ganancia, y que se obtiene en fracciones: una hora protegida es una versión más pequeña del mismo efecto.
La parte que no puedes arreglar
En la mayoría de los puestos, Slack y el correo forman parte del trabajo, y otras personas dependen de ellos. Ningún montaje los hace desaparecer, y el consejo de bloquearlos todo el día rara vez encaja con un calendario real. Un objetivo realista son uno o dos tramos protegidos dentro de un día que, por lo demás, sigue abierto.
Los límites del software de bloqueo
Mark, Mary Czerwinski y Shamsi Iqbal hicieron un estudio de campo en el que 32 trabajadores del conocimiento usaron software para bloquear distracciones en línea durante una semana de trabajo normal. La concentración subió de forma significativa en una medida validada, y en las entrevistas las personas nombraron lo que había parado: el rabbit-holing, la madriguera: el mensaje que se convierte en un artículo que se convierte en una respuesta que se convierte en veinte minutos. El software quitó el primer paso de esa cadena.
Los resultados no fueron unánimes, y el artículo lo dice sin rodeos: 17 personas informaron de más beneficios, 10 de más costes, 4 fueron neutrales, y el disfrute bajó. Algunas, sobre todo quienes ya controlaban su trabajo, hicieron menos pausas y notaron más tensión.
Hay además un problema estructural que ningún estudio te va a resolver. Casi todo bloqueo que instalas en el trabajo se ejecuta en la máquina desde la que trabajas, que es la misma máquina desde la que lo deshaces. Cuatro segundos, un diálogo, la misma persona levantando el límite en cuanto empieza a apretar. Un bloqueo así funciona como una nota para ti mismo, y cede en el momento en que hacía falta: los diez minutos antes de la reunión que te da pavor. Aquí está por qué las herramientas integradas tienen esta forma.
Norma es una forma de cerrar esa brecha. Es un disco de acero inoxidable que dejas sobre la mesa: lo escaneas con tu iPhone y las apps que elegiste quedan bloqueadas, lo vuelves a escanear y regresan. Como el interruptor es un objeto y no un menú del móvil, dejar el disco en un cajón basta para mantener el bloqueo. Con la app gratuita para Mac, el mismo escaneo bloquea también sitios que distraen, la mitad que casi todos los consejos sobre el trabajo se saltan, porque la pestaña en la que pierdes una tarde está en el ordenador que te dieron para trabajar. Una sola compra, sin suscripción.
Protege un bloque del día.
Escanea el disco para bloquear las apps y los sitios que te cuestan. Siguen bloqueados hasta que vuelvas a escanear.
Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo me concentro en el trabajo?
- Decide un objetivo que pudieras decir en voz alta, protégele un solo tramo del día en lugar del día entero, agrupa tus mensajes en dos o tres revisiones definidas en vez de picotearlos, y deja el móvil en un sitio que te cueste unos pasos. La concentración en el trabajo depende más del entorno que de la persona, porque ese entorno está construido para fragmentar la atención por defecto.
- ¿Cómo dejo de distraerme en el trabajo?
- Trabaja sobre la cadena y no sobre la distracción suelta. En un estudio de campo de UC Irvine y Microsoft Research, trabajadores del conocimiento que usaron software de bloqueo durante una semana describieron lo que se había parado como rabbit-holing: el mensaje que se convierte en un artículo que se convierte en una respuesta. Quita el primer paso y el resto de la cadena no ocurre. Intentar frenarte en el paso cuatro casi nunca funciona, porque para entonces ya estás en otro sitio.
- ¿Cómo me concentro en una oficina abierta?
- Los auriculares y una sala reservada ayudan menos de lo que la gente espera. Una investigación que analizó 889 horas de cambios de tarea observados en tres empresas tecnológicas encontró que las personas en oficinas abiertas se interrumpen a sí mismas con más frecuencia, y que ser interrumpido durante una hora elevaba de forma significativa las autointerrupciones de la siguiente. La sala te entrena un hábito, así que el arreglo tiene que ocuparse de tus propios cambios y no solo de los de tus compañeros: un objetivo declarado, una señal visible que diga a qué hora vuelves, y mensajes revisados en bloques.
- ¿Cómo hago trabajo profundo si mi puesto está lleno de reuniones?
- Deja de intentar defender el día entero y defiende un tramo. Un estudio que cortó el correo por completo durante cinco días laborables encontró que las personas cambiaban menos de ventana, se quedaban más tiempo en cada una y tenían menos estrés medido a través de la variabilidad de la frecuencia cardiaca. Nadie puede trabajar así de forma permanente, pero muestra lo que vale un bloque protegido, y los bloques se cobran en fracciones. Noventa minutos en el calendario con un nombre real encima ganan a la aspiración de que no te molesten.
- ¿Cómo dejo de mirar el móvil en el trabajo?
- La distancia hace más que la fuerza de voluntad. Experimentos en la Universidad de Texas en Austin con casi 800 personas encontraron que quienes tenían el móvil en otra habitación obtenían los mejores resultados en medidas de capacidad cognitiva disponible, por delante del bolsillo o la mochila, y por delante de la mesa. Todos los móviles estaban silenciados, y no hubo diferencia medible entre tenerlo boca arriba o boca abajo, ni encendido o apagado. En el trabajo eso suele significar una taquilla, una mochila que tendrías que levantarte para alcanzar, o un bloqueo que no puedes levantar desde el propio móvil.
- ¿Por qué ya no consigo concentrarme en el trabajo?
- Porque el puesto está estructurado para impedirlo. Observando a 24 trabajadores del conocimiento en sus propias oficinas, investigadores de UC Irvine encontraron que pasaban unos 11 minutos en un mismo hilo de trabajo antes de cambiar, y que el 57% de esos tramos se interrumpía antes de terminar. La causa está más en el entorno que en la disciplina. La concentración en el trabajo es algo que hay que construir a contrapelo, no algo que el día te regale.
Fuentes
- 1.Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, UC Irvine · “No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work,” CHI 2005 (24 trabajadores; ~11 minutos por working sphere; 57,1% interrumpidos)
- 2.Laura Dabbish, Gloria Mark, Victor González · “Why Do I Keep Interrupting Myself? Environment, Habit and Self-Interruption,” CHI 2011 (889 horas; oficinas abiertas y autointerrupción)
- 3.Gloria Mark, Stephen Voida, Armand Cardello · “A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email,” CHI 2012 (correo cortado durante cinco días laborables; variabilidad de la frecuencia cardiaca)
- 4.Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano · “Email Duration, Batching and Self-interruption,” CHI 2016 (40 trabajadores, 12 días laborables; agrupación y estrés)
- 5.Gloria Mark, Mary Czerwinski, Shamsi Iqbal · “Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions,” CHI 2018 (32 trabajadores del conocimiento, una semana de bloqueo)
- 6.The University of Texas at Austin · “The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows” (Adrian Ward et al., McCombs School of Business)
